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エクセルで振替伝票を作成する簡単な方法
エクセルを使って振替伝票を作成することで、手作業で記入・作成するよりも大幅な作業時間の短縮が見込めます。
この記事では、初心者でも簡単に振替伝票が作成できる方法をご紹介します。
振替伝票についての詳しい解説や、無料でダウンロードできるエクセルファイルのテンプレートもございますので、手間をかけずに正確な伝票を作成したい方はぜひご活用ください。
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エクセルで振替伝票を作成する簡単な方法
エクセルで振替伝票を作成する簡単な方法をご紹介します。
振替伝票とは？
すべての取引を記載した帳簿のことを仕訳帳といいます。仕訳帳は日付順に記載していく必要があり、後から順番が前後してしまったときに、修正や調整が行いづらいといったデメリットもあります。
そうした不都合を解消するために、伝票を作成して総勘定元帳に転記していくという仕組みが伝票制といい、それに用いる伝票の中のひとつが振替伝票です。
振替伝票は、現金以外の取引を記録するものです。仕訳帳と同様に借方・貸方に分けて記載することから「仕訳伝票」とも呼ばれます。
振替伝票を作成するタイミング
現金のやりとりに関しては、入金伝票・出金伝票を作成しますが、それ以外の取引においては振替伝票を作成します。
取引が発生してすぐに振替伝票を作成しないと、振替伝票の作成漏れなどが起こる可能性が高くなります。そのため、振替伝票の作成時期は基本、現金を介さない取引が発生したときが一般的です。
たとえば、以下のシーンで振替伝票が活用されます。
- 銀行口座への入金があったとき
- 普通預金から支払いを行ったとき
- 売掛金・買掛金の発生時
- 約束手形や小切手で取引をしたとき
振替伝票を作成する際の注意点
振替伝票には記載すべき項目や保存期間など、一定のルールが定められています。
振替伝票を作成する際の注意点をご紹介します。
借方と貸方の合計が一致していること
振替伝票は入金伝票・出金伝票と異なり、借方と貸方の項目両方があり、その金額は例外なく必ず一致させる必要があります。
伝票は事業が大きいほど数が膨大になるため、後からまとめて修正するには手間がかかります。そのため、ダブルチェックを行い、一致しない伝票の作成を回避しやすい状況を作りましょう。
検索しやすいように整理すること
総勘定元帳に転記するため、振替伝票を確認する機会は必ず発生します。また、税務調査などで伝票を確認しないといけないこともあります。
必要な情報を素早く見つけることができるよう、索引性を意識して整理しておきましょう。
エクセルや会計ソフトなどの電子データであれば、索引をつけることで同じデータを異なる順番で並び替えることもできます。
保存期間を守ること
経理関係で作成した帳簿や書類には保存義務があり、振替伝票などの伝票も、一定期間の保存が法律で義務付けられています。
振替伝票を含む経理関係の書類の保存期間は、法人税法で7年、会社法では10年となっているため、誤って処分しないよう十分に注意しましょう。
また、税務調査などで税務署などの要望があれば、適宜伝票を提出する必要があります。
エクセルで振替伝票を作成するメリット
エクセルで振替伝票を作成するメリットをご説明します。
かさばらない
PC上にデータとして作成するため、ペーパーレス化が図れます。
そのため、紙の伝票が溜まらず、整理や管理がしやすくなります。
低コストで作成できる
エクセルはパソコンにあらかじめインストールされていることが多く、無料または会計ソフトに比べて低コストで作成することができます。
エクセルで振替伝票を作成するデメリット
エクセルで振替伝票を作成するデメリットをご説明します。
会計ソフトに比べ集計の手間がかかる
エクセルの場合、会計の専門ソフトを利用する場合に比べ、財務諸表を作成する際の集計の手間や時間もかかります。
ミスが起こる可能性がある
数値や勘定科目などは人が入力するため、ミスが起こる可能性があります。
データ量増加による処理速度の低下
エクセルファイル内のデータ量が多くなると、表示や処理速度が遅くなる可能性があります。
振替伝票に記入すべき項目
振替伝票に記入すべき項目をご紹介します。
日付
日付は、取引が行われた年月日を入力します。
金額
金額には、取引によって動いた金額を入力します。記載する金額は、基本的に「税込価格」です。
また、伝票に記載されている取引の合計金額も、入力します。必ず借方・貸方の双方に入力しましょう。
勘定科目
振替伝票の左側に借方の勘定科目、右側に貸方の勘定科目を入力します。
事業者が行った取引は、すべて借方と貸方の2つに振り分ける必要があり、必ず借方・貸方の双方に入力します。
摘要
摘要には「商品B：10個」といったように、取引の具体的や取引相手の名称、商品の品番を記入します。第三者が見たときに、きちんと理解できる内容を入力しましょう。
また、消費税率など、税金計算や記帳作業に必要な事項があれば、摘要欄に記載します。
振替伝票のエクセルテンプレート
以下でダウンロードできる振替伝票のエクセルテンプレートについてご説明します。
A4用紙2枚の振替伝票
エクセルファイルの1つ目のシートは、A4用紙に2枚の振込伝票が作成できるテンプレートです。上部に伝票Noと日付、3つの承認欄があります。
A4用紙3枚の振替伝票
エクセルファイルの2つ目のシートは、A4用紙に3枚の振込伝票が作成できるテンプレートです。
多くの伝票が必要なときに用紙を節約できます。A4用紙2枚のテンプレートに比べ、記入できる仕訳の項目が少ないためご注意ください。