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Office Hack

Outlookのメールを振り分ける方法

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Outlookで新しく作成したフォルダに、ドメインなどの文字を指定して自動でメールを振り分けてみたいと思いませんか?

本記事では、Outlookのメールを作成したフォルダに振り分ける方法について説明します。「Outlookの使い方に慣れていなくて振り分けができない」という方は、自分でフォルダを作成してメールを自動で振り分けることに挑戦してみましょう。

受信メールをフォルダに自動で振り分けする方法

フォルダを作成する

ここでは、受信メールを振り分けるためのフォルダーの作成方法について説明します。

新しいフォルダーを選択

①【フォルダー】タブ、②【新しいフォルダー】の順に選択します。

新しいフォルダーの作成

「新しいフォルダーの作成」ダイアログボックスが表示されました。①「名前」のテキストボックスに『株式会社OfficeHack』の文字を入れます。

②【メールと投稿 アイテム】、③【受信トレイ】の順に選択し、④【OK】ボタンを押します。

フォルダーの作成

「株式会社OfficeHack」のフォルダーを作成することができました。

メールをフォルダに振り分ける

ここでは、受信したメールを自動的に指定したフォルダーの中に振り分ける方法について説明します。

作業時間:1分

  1. 「仕分けルールと通知の管理」の選択
    仕分けルールと通知の管理

    ①【ホーム】タブ、②【ルール】、③【仕分けルールと通知の管理】の順に選択します。

  2. 「新しい仕分けルール」の選択
    新しい仕分けルール

    「仕訳ルールと通知」ダイアログボックスが表示されました。①【電子メールの仕分けルール】タブ、②【新しい仕分けルール】の順に選択します。

  3. 「受信メッセージにルールを適用する」を選択
    受信メッセージにルールを適用する

    「自動仕分けウィザード」ダイアログボックスが表示されました。①【受信メッセージにルールを適用する】を選択し、②【次へ】ボタンを押します。

  4. 「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェックマーク
    差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合

    ①【「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェックマーク】を入れ、②【特定の文字】のリンクを選択します。

  5. 差出人のアドレスに含まれる文字(ドメイン)を追加
    差出人のアドレスに含まれる文字の入力

    「文字の指定」ダイアログボックスが表示されました。①ここでは、「差出人のアドレスに含まれる文字」に『ドメイン(例:@officehack.jp)』を入力します。②【追加】ボタンを押します。

  6. 「OK」ボタンを押す
    OKボタン

    【OK】ボタンを押します。

  7. 「次へ」ボタンを押す
    次へボタンを押す

    【次へ】ボタンを押します。

  8. 「指定フォルダーへ移動する」にチェックマーク
    指定フォルダーへ移動する

    ①【「指定フォルダーへ移動する」にチェックマーク】を入れ、②【指定】のリンクを押します。

  9. 仕分けをしたいフォルダを選択
    フォルダーの指定

    「仕分けルールと通知」ダイアログボックスが表示されました。①【仕分けをしたいフォルダ(例:株式会社OfficeHack)】を選択し、②【OK】ボタンを押します。

  10. 再度「次へ」ボタンを押す
    次へボタンを押す

    再度【次へ】ボタンを押します。

  11. ルールの設定
    仕分けルールの指定

    ①『仕訳ルールの名前(例:株式会社OfficeHack社員の仕分け)』を入力します。②【「この仕分けルールを有効にする」にチェックマーク】を入れ、③【完了】ボタンを押します。

  12. 仕訳ルールの実行
    仕訳ルールの表示

    仕訳ルールが表示されたことを確認をします。【OK】ボタンを押すと仕分けの設定が完了です。

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