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エクセルで作ったタスク管理表の無料テンプレート

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仕事を抜けなく確実に行うためには、タスク管理表で仕事の進捗状況や締切日をしっかり把握しておくことが大事です。

本記事では、エクセルのタスク管理表(個人/チーム)の作り方について説明します。

タスク管理表を作成するのが難しいという方は、本記事の最後でオリジナルのテンプレートをダウンロードできますので、ご安心ください。

エクセルを使った個人のタスク管理

タスク管理記事

エクセルを使って個人のタスクを管理するには、ToDoリストをダウンロード/作成して使うことをおすすめします。

ToDoリストとは、やるべきことを書き出すことで、頭の中でタスクの優先度/手順を整理する方法です。

例えば、新しい会社や部署の異動などで覚えることが多い初めの段階では、タスクをリスト化することで、仕事の抜け漏れを防ぐことができます。

ToDoリストの作り方やテンプレートをダウンロードしたい方は、以下の記事をご覧ください。

エクセルを使ったチームのタスク管理方法

エクセルで作るチーム(仕事用)のタスク管理表の作り方について説明します。個人のToDoリストとの違いは、「担当者」が割り当てられていることです。

作業時間:15分

  1. 枠組みを作成する

    フォーマットの作成

    『タスク管理表』『本日の日付』『No』『タスク』『優先度』『着手日』『期限日』『ステータス』『担当者』を各セルにそれぞれ入力します。

  2. 数式バーにTODAY関数を入力する

    TODAY関数の入力

    ①「本日の日付」の隣の【H2】セルを選択し、②『=TODAY()』を入力して【Enter】キーを押します。

  3. Noをオートフィルする

    オートフィルを行う

    ①B5、B6セルにそれぞれ『1』『2』を入力し、②必要な項目の行までセル右下の四角を【ドラッグ】してオートフィルします。

  4. タスクの入力をする

    項目の入力

    Noの数だけ、C5からC14セルまで『タスク』を入力します。

  5. データの入力規則の選択をする

    優先度のプルダウンの作成

    ①「優先度」の列にある【D5セル】を選択します。②【データ】タブ、③【データの入力規則】の順に選択します。

  6. データの入力規則の設定を行う

    高、中、低の入力

    「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されました。①「入力値の種類」のプルダウンから【リスト】を選択し、②「元の値」のテキストボックスに『高,中,低』を入力し、③【OK】ボタンを押します。

  7. プルダウンのセルをオートフィルする

    プルダウンをオートフィル

    D5セルにプルダウンが表示されました。D5セル右下の四角を【ドラッグ】してオートフィルします。

  8. 優先度の入力を行う

    優先度の入力

    オートフィル終了後、プルダウンを使ってD5からD14セルまで優先度のグレードを入力します。

  9. 着手日と期限日と担当者を入力する

    着手日と期限日と担当者の決定

    『着手日』『期限日』『担当者』の列にそれぞれ必要項目を入力します。

  10. 日付を選択する

    日付の選択

    ここでは、期限日の入力ルールを設定します。本日のセルを赤で塗りつぶすには、①【F5からF14セル】、②【ホーム】タブ、③【条件付き書式】、④【セルの強調表示ルール】、⑤【日付】の順に選択します。

  11. 日付ダイアログボックスで書式設定を行う

    日付ダイアログボックスの設定

    「日付」ダイアログボックスが表示されました。プルダウンから①【今日】、②【濃い赤の文字、明るい赤の背景】の順に選択し、③【OK】ボタンを押します。

  12. 新しいルールの選択を行う

    新しルールの選択

    F6セルのみ「濃い赤の文字、明るい赤の背景」になりました。今度は残り期限が1週間に迫ったタスクのみセルを黄色にする方法について説明します。①【F5からF14セル】、②【ホーム】タブ、③【条件付き書式】、④【新しいルール】の順に選択します。

  13. 新しい書式ルールでTODAY関数を設定する

    TODAY関数の入力

    「新しい書式ルール」ダイアログボックスが表示されました。①【数式を使用して、書式設定をするセルを決定】を選択し、②「次の数式を満たす場合に値を書式設定」に『=$F5<TODAY()+7』を入力し、③【書式】ボタンを押します。

  14. セルの書式設定で塗りつぶしの色を選択する

    塗りつぶしの設定

    「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されました。①【塗りつぶし】タブ、②【薄い黄色】の順に選択し、③【OK】ボタンを押します。

  15. OKボタンを押す

    OKボタンを押す

    「新しい書式ルール」ダイアログボックスに戻りましたので、【OK】ボタンを押します。

  16. もう一度新しいルールを選択する

    赤の塗りつぶしが消える

    期限が1週間以内に迫ったセルのみ黄色になりました。しかし、F6セルの明るい赤の背景も黄色になってしまいましたので、この調整方法については後ほど説明します。ここからは、期限日が過ぎたタスクをグレーの背景にする方法について説明します。①【F5からF14セル】、②【ホーム】タブ、③【条件付き書式】、④【新しいルール】の順に選択します。

  17. もう一度数式にTODAY関数を使う

    書式ボタンを押す

    「新しい書式ルール」ダイアログボックスが表示されました。①【数式を使用して、書式設定をするセルを決定】を選択し、②「次の数式を満たす場合に値を書式設定」に『=$F5<TODAY()』を入力し、③【書式】ボタンを押します。

  18. 塗りつぶしにグレーの色を選択する

    フォントタブの選択

    ①【塗りつぶし】タブ、②【グレーの色】の順に選択します。③【フォント】タブを選択します。

  19. フォントで白を選択する

    白の選択

    ①「色」の【v】、②【白】の順に選択し、③ 【OK】ボタンを押します。

  20. プレビューを確認してOKボタンを押す

    OKボタンを押す

    プレビューを確認したら、【OK】ボタンを押します。

  21. ルールの管理の選択をする

    黒地に白のフォント

    期限日を過ぎたF5セルの背景がグレーに変わり、フォントが白になりました。ここからは、本日の日付のセルを「濃い赤の文字、明るい赤の背景」に戻す方法について説明します。①期限日の【F5からF14セル】、②【ホーム】タブ、③【条件付き書式】、④【ルールの管理】の順に選択します。

  22. 条件付き書式ルールの設定を行う

    上段に設定

    「条件付き書式ルールの管理」ダイアログボックスが表示されました。①【今日】、②【^】の順に選択します。

  23. 色の優先度が変更される

    OKボタンを押す

    「今日」の項目が一段上に上がり、色の優先度のルールが変更されました。【OK】ボタンを押します。

  24. もう一度データの入力規則の選択をする

    ステータスの設定

    F6セルが「濃い赤の文字、明るい赤の背景」に戻りました。ここからは、ステータスのプルダウンを入力する方法について説明します。①【G5セル】、②【データ】タブ、③【データの入力規則】の順に選択します。

  25. 入力値の種類の選択と元の値の入力を行う

    リストの内容を入力する

    「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されました。①「入力値の種類」から【リスト】を選択し、②「元の値」に『済,着手,未着手,中止,保留』を入力し、③【OK】ボタンを押します。

  26. ステータスのプルダウンをオートフィルする

    プルダウンをオートフィル

    「ステータス」のプルダウンが入力されているセル右下の四角を【ドラッグ】してオートフィルします。

  27. オートフィルした各セルでステータスの選択を行う

    プルダウンから選択

    オートフィル後、①各セルのプルダウンの【▼】、②【済、着手、未着手、中止、保留】のいずれかを選択します。

  28. タスク管理表が完成した

    各項目の入力を行う

    ステータスが完成しました。チームのタスク管理表が完成しました。

年間のタスク管理がしやすいテンプレートの使い方

年間のタスク管理がしやすいテンプレートとしては、エクセルのデフォルトのテンプレートである「ガント プロジェクト計画シート」がおすすめです。

その他にも、エクセルのデフォルトでは様々なテンプレートがありますので、お好きなテンプレートを探してみてください。

Excelの選択を行う

Windowsを開き、①【ここを選択して検索】を選択し、②検索ボックスに『excel』を入力し、③【Excel】を選択します。

タスクで検索する

Excelが開きましたので、①【新規】タブを選択し、②検索ボックスに『タスク』を入力してEnterを押します。

お好きなテンプレートを選択する

「タスク」のテンプレート一覧が表示されましたので、【お好きなタスク管理テンプレート(例:ガント プロジェクト計画シート)】を選択します。

作成ボタンを押す

「ガント プロジェクト計画シート」ダイアログボックスが表示されましたので、【作成】ボタンを押します。

タスク管理表が開く

ガント プロジェクト計画シートのテンプレートが開きました。

月単位に編集

期間については、『1月から12月』を各セルに入力します。

作業期間はコピペ

スケジュールについては、「お好きな凡例セル(例:計画継続期間)」を【コピー&ペースト】することで入力することができます。

タスク管理表(チーム)無料テンプレートをダウンロード

タスク管理表完成図

「エクセルを使ったチームのタスク管理方法」で作成したタスク管理表を無料テンプレートとしてご提供いたします。

ダウンロードし、ご自由に編集してご活用ください。

タスク管理表(無料)テンプレートをダウンロード

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