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エクセルでマクロを使わずに連続印刷する方法

この記事では、エクセルでマクロを使わずに連続印刷する方法をご紹介しています。

エクセルで大量のデータを印刷する際や、差し込み印刷をする際はマクロを使用して処理を自動化することが一般的です。

しかし、マクロの使用ができない環境や、マクロの知識がない方は関数を使用して連続印刷してみましょう。

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連続印刷するために使用する関数

エクセルでマクロを使わずに連続印刷する際、SHEET関数とVLOOKUP関数を組み合わせる方法があります。

SHEET関数

まず、SHEET関数についてご説明します。

SHEET関数とは、ワークシートの中で左から何番目にそのシートがあるかを調べる関数です。

関数の説明

SHEET関数の書式は「=SHEET([値])」です。

値の引数にシート名を入れるとシート番号を返します。値の引数は省略可能です。

上記の画像下段の「Sheet1」シートの赤矢印で示したセルの数字は、SHEET関数によって表示されたものです。

上記の画像上段の「住所録」シートの赤枠の通し番号と、SHEET関数で表示した数字をVLOOKUP関数で紐づけし必要な情報を抽出します。

SHEET関数を使用することによって、シートをまたいで情報を抽出することができます。

VLOOKUP関数

次に、VLOOKUP関数についてご説明します。

VLOOKUP関数とは表データを縦方向に検索し、値が一致した行の指定した範囲のデータを返す関数です。

関数の説明

VLOOKUP関数の書式は「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索方法])」です。

上記の画像上段「住所録」シートの赤枠の通し番号と、上記の画像下段「Sheet1」シートB1セルのSHEET関数で表示させた数字が一致した情報をVLOOKUP関数で表示させます。

VLOOKUP関数に関する詳しい説明は、以下の記事を参照ください。

ExcelのVLOOKUP関数の使い方|指定の列と同じ行にある値を返す

以下で、エクセルでマクロを使わずに連続印刷する方法をご紹介します。

エクセルでマクロを使わずに連続印刷する方法

エクセルでマクロを使わずに連続印刷する方法をご説明します。住所録のリストを3枚のシートに分けて連続印刷したい場合を例にご説明します。

作業時間:4分

別シートに情報を反映したいシートを用意する

別シートに情報を反映したいシートを用意する

上記画像のリストの赤枠の項目(例:郵便番号、氏名、住所)を別シートのフォームに反映させ、連続印刷したい場合を例にご説明します。

情報を反映させたいシートを用意する

情報を反映させたいシートを用意する

別シート(例:Sheet1)に、上の画像のようなフォームを準備します。赤枠の箇所が、関数で抽出した情報(例:「住所録」シートの郵便番号、氏名、住所)を反映させたい箇所です。

通し番号を入力する

通し番号を入力する

SHEET関数の数式が返す数値をVLOOKUP関数で検索するので、リストの一番左の列は数字の通し番号にします。①情報を抽出するシート(例:住所録)を選択します。②A列に列を挿入し、数字の通し番号(例:1,2,3)を入力します。

SHEET関数を入力する

SHEET関数を入力する

①抽出したデータを反映するフォームのシート(例:Sheet1)を選択します。②B1のセルを選択し、③「=SHEET()-1」を入力します。④Enterを押して確定します。SHEET関数を「‐1」にするのは、「住所録」のシートが1シート目になるため、それを省いてシート数を表示したいためです。

VLOOKUP関数を入力して郵便番号を抽出する

VLOOKUP関数を入力して郵便番号を抽出する

①郵便番号を反映させたいセルを選択し、②「=VLOOKUP(B1,住所録!A:F,2,FALSE)」を入力します。③Enterを押して確定します。

VLOOKUP関数を入力して住所を抽出する

VLOOKUP関数を入力して住所を抽出する

①住所を反映させたいセルを選択し、②「=VLOOKUP(B1,住所録!A:F,4,FALSE)」を入力します。③Enterを押して確定します。

VLOOKUP関数を入力して氏名を抽出する

VLOOKUP関数を入力して氏名を抽出する

①氏名を反映させたいセルを選択し、②「=VLOOKUP(B1,住所録!A:F,3,FALSE)」を入力します。③Enterを押して確定します。

印刷範囲を設定する

印刷範囲を設定する

SHEET関数を入力したセルを印刷しない設定をします。①表示タブ、改ページプレビューの順に選択します。改ページプレビューが表示されるので、③SHEET関数の箇所を印刷範囲外にします。標準を選択し、表示を戻します。

移動またはコピーを選択する

移動またはコピーを選択する

シートをコピーします。①「Sheet1」の上で右クリックし、②「移動またはコピー」を選択します。

シートのコピーを作成する

シートのコピーを作成する

「移動またはコピー」ダイアログボックスが表示されました。①「(末尾へ移動)」を選択し、②「コピーを作成する」にチェックマークを入れます。OKボタンを押します。

シートをさらにコピーする

シートをさらにコピーする

シートをコピーする度に、SHEET関数が表示するシート番号が1ずつ増えていきます。全く同じ関数が入っていても情報リスト(例:住所録)から呼び出すデータを変化させることができます。必要に応じて、同じ手順でシートをコピーしましょう。

ファイルタブを選択する

ファイルタブを選択する

シートの複製が完了したら、①Ctrlを押しながら印刷したいシートをすべて選択します。②ファイルタブを選択します。

印刷する

印刷する

印刷を選択し、②印刷ボタンを押します。

実際に印刷して確認する

実際に印刷して確認する

実際に印刷して確認してみましょう。マクロを使わずに連続印刷することができました。

エクセルでブック全体を両面印刷する方法

ブック全体を両面印刷する

上の画像はブック全体を両面で連続印刷したものです。

以下の記事では、エクセルでブック全体を両面印刷する方法についてご紹介しています。

ブック全体を一括印刷する方法をご説明しているので、シート数が多いブックを印刷したい場合など参考にしてみてください。

エクセルでブック全体を両面印刷する方法