Office Hack

エクセルファイルのメール添付方法

  • Release

近年、PCやスマホ上でのデータのやりとりがますます多くなってきています。

世界中でエクセルファイルを送る機会が増え、メールに添付する様々な方法を知りたいという方も多くなってきました。

本記事では、エクセルファイルを添付するための様々な方法(複数のメール添付、シート1つを別に保存して添付するなど)について解説します。

エクセルファイルの様々な添付方法について知り、スマートにやりとりしましょう。

エクセルファイルのメール添付方法

エクセルファイルをメール(Gmail)に添付して、相手のメールアドレス(Outlook)に送る方法は、以下のとおりです。

作業時間:3分

  1. 差出人のメールを開く

    新規ボタンを押す

    添付ファイルを送信しようとしている差出人のメール(Gmail)を開きます。【作成】ボタンを押します。

  2. 相手のメールアドレス/件名/本文を入力する

    アドレスと件名と本文を入力

    ①『添付ファイルを送る相手のメールアドレス(例:...@outlook.com)』、②『件名』、③『本文』をそれぞれ入力します。④【ファイルを添付】を選択します。

  3. 添付したいエクセルファイルを選択する

    添付したいファイルを選択

    「開く」ダイアログボックスが表示されました。①【エクセルファイルを保存しているフォルダー(例:デスクトップ)】、②【添付したいエクセルファイル(例:定年制の実施状況)】の順に選択し、③【開く】ボタンを押します。

  4. 送信ボタンを押す

    送信ボタンを押す

    エクセルファイル(例:定年制の実施状況)が添付されました。これを相手に送信するには、【送信】ボタンを押します。】

  5. 送信先のメールを確認する

    相手のメールアドレスを確認する

    送信先のメールに添付メールが届いているかどうかを確認しましょう。①【受信トレイ】、②【新着メール】の順に選択します。

  6. 添付ファイルを確認する

    添付ファイルを確認した

    新着メールを開きました。エクセルファイル(例:定年制の実施状況)を確認できました。

メールにエクセルファイルを複数添付する方法

メールにエクセルファイルを複数添付する方法は、以下のとおりです。

ファイルを添付を選択する

メール(例:Gmail)のメール作成画面を開き、【ファイルを添付】を選択します。

ファイルを複数選択

「開く」ダイアログボックスが表示されました。

①【ファイルを保存しているフォルダー(例:デスクトップ)】を選択し、②Ctrlを押しながら複数のファイルを【クリック】し、③【開く】ボタンを押します。

エクセルを複数添付

複数のエクセルファイルが添付されました。

メール添付するショートカットはある?

残念ながら、多くの人が頻繁に利用するGmailやOutlookには、メールにExcelファイルを添付するためのショートカットキーがありません。

メール作成画面で、「添付ファイルのアイコン(例:ファイルを添付する)」をクリックしてエクセルファイルを添付してください。

シートを1つだけ別に保存しメール送信する

下記では、シートを1つだけ指定して別に保存し、メール送信する方法について説明します。

タブを右クリック

シートを1つだけ指定してコピーするには、①「保存したいシートタブ(例:1日の所定労働時間)」を【右クリック】し、②【移動またはコピー】を選択します。

コピーを作成する

「移動またはコピー」ダイアログボックスが表示されました。

①「移動先ブック名」のプルダウンから【(新しいブック)】を選択し、②「コピーを作成する」に【チェックマーク】を入れ、③【OK】ボタンを押します。

ファイルタブを選択する

新しいブック(シート1つのみ)が表示されました。

【ファイル】タブを選択します。

このPDを選択する

①【名前を付けて保存】タブ、②【このPC】の順に選択します。

シートを1つだけ保存する

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されました。

①【保存したいフォルダー(例:デスクトップ)】を選択し、②『ファイル名(例:定年制の実施状況(1シートのみ)』を入力し、③【保存】ボタンを押します。

シートを1つだけ保存した

1シートのみのエクセルファイルが保存されました。

エクセルファイルのメール送信方法については、上記「エクセルファイルのメール添付方法」セクションをご覧ください。

エクセルのハイパーリンクをメールに添付する

エクセルのハイパーリンクをメール(Outlook)に添付する方法については、以下のとおりです。

新しいメールを選択

Outlookを開き、【新しいメール】を選択します。

ファイルの添付

①【ファイルの添付】、②【リンクしたいエクセルファイル(例:定年制の実施状況)】の順に選択します。

リンクの共有を選択

「このファイルを添付する方法を選択してください。」ダイアログボックスが表示されました。

ここでは、【リンクの共有】ボタンを押します。

添付メールを送信

エクセルファイルへのハイパーリンクが挿入されました。

①『宛先のアドレス(例:…@outlook.com)』、②『件名』、③『本文』の順に入力し、④【送信】ボタンを押します。

相手のアドレス

宛先(送信先のメールアドレス:…@outlook.com)を見てみましょう。

①【受信トレイ】、②【新着メール】の順に選択します。

エクセルファイルを開く

【ハイパーリンク(例:定年制の実施状況)】を選択してファイルを開いてみましょう。

オンラインで開く

ハイパーリンクでエクセルファイル(例:定年制の実施状況)が開きました。

エクセルファイルを圧縮してメール添付する

エクセルファイルを圧縮(軽く)しないと、メール添付ができない場合があります。

以下の記事では、エクセルファイルを軽くする方法について解説しています。

ファイルサイズを圧縮して、再度メールの添付/送信を行ってみましょう。

パスワードを設定してメール添付する

家計簿のデータや大事な部外秘データを扱う時には、パスワードロックをかける必要が出てくる場合があります。

以下の記事では、エクセルファイルにパスワードをかける方法と解除する方法について解説しています。

パスワードをかけ終わったら、上記「エクセルファイルのメール添付方法」セクションを参照して添付ファイルを送信してみてください。

添付されたエクセルの保存先は?

添付されたエクセルの保存は、「名前を付けて保存」ダイアログボックスで指定できるので、例えば以下のような保存先に保存できます。

  • デスクトップ
  • ダウンロード
  • ドキュメント
  • フォルダー
  • OneDrive
  • USBやHDDなど外付けの機器

下記では、メールに添付されたエクセルファイルをダウンロードして保存する方法について説明します。

ダウンロードを押す

メールを開き、添付されたエクセルファイルの【ダウンロード】ボタンを押します。

名前を付けて保存

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されました。

画面左の「保存したいフォルダー(例:デスクトップ、ダウンロードなど)」を指定して、エクセルファイルを保存しましょう。

メールに添付できない場合

メールにエクセルファイルを添付できない場合、ファイルサイズが重すぎていないか確認してみましょう。

Outlook(インストール版/Web版)で送信可能な添付ファイルの最大サイズは20MBです。

Gmailで送信可能な添付ファイルの最大サイズは25MBです。

なお、Excelのファイルサイズをさらに小さくしたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

それでも、GmailやOutlookを使ってメールにエクセルファイルを添付できない場合は、メールサービスに障害が起こってないかどうかを確認してみてください。


このページを見ている人におすすめの商品

[Excel ファイル]の関連記事

よろしければ参考にならなかった点をお聞かせください

CAPTCHA


Page Top