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ワードとエクセルの基本操作はどこまで必要か
こちらの記事では、ワードとエクセルの基本操作はどこまで必要かということについてお伝えします。
「基本操作ができればOK」といわれても、ではどんなことが「基本操作」に当たるのか、よくわからないですよね。そんなお困りの皆様の参考になる情報をおとどけします。
あわせて、履歴書にワード・エクセルに関するスキルを書く場合の書き方や、自己PRにできるスキルについての情報もお伝えします。
ワードとエクセルの基本操作はどこまで必要か
「基本操作とはどこまでを指すのか」ということは、転職や部署移動など、新たな仕事を任せられる時に考えるケースが多いです。
もちろん「基本操作」の目安はあるので、以下にて詳しくご紹介しますが、ご自身の現状のスキルを、上司や会社に正しく知ってもらう、伝えるということも大切です。
内容をよくご覧いただいて、スムーズに仕事に臨めるように取り組んでみてください。
スキル別ワードの操作例
まずはじめに、ワードについてのスキル別操作例をご紹介します。
ご自身がワードに関して、初級・中級・上級の、どのレベルにいるのかの参考にしてみてください。
ワードの初級操作
- データ入力
- 文字装飾（文字サイズ、色、フォントの変更、太字など）
- 文字揃え（右寄せ、左寄せ、中央揃えなど）
- 均等割り付け
- 書式設定
- 印刷（余白調整、ページ設定など）
ワードの中級操作
- グラフの作成
- 段落のインデント作成
- オブジェクト挿入
- 図形描画、写真を入れるなど画像挿入
ワードの上級操作
- リンクの添付
- ラベル作成
- 目次作成
- 段組設定
- データの差込印刷
- 校正機能の設定
スキル別エクセルの操作例
つづいて、エクセルについてのスキル別操作例をご紹介します。
ワードと同様にご自身がエクセルに関して、初級・中級・上級の、どのレベルにいるのかの参考にしてみてください。
エクセルの初級操作
- フォーマットができている表へのデータ入力
- コピー＆ペースト
- データを名前を付けて保存・上書き保存
- 印刷設定（余白、範囲設定）
- セルの書式設定
- 罫線を引く
- 簡単な表作成
- 足し算、引き算、掛け算、割り算（四則演算）
- 構文がシンプルな関数（SUM関数・AVERAGE関数）
エクセルの中級操作
- グラフの作成
- 図面描画
- 表示固定の設定
- セル結合
- データの並べ替え
- フィルタ設定
- 構文が複雑な関数（IF・COUNT・VLOOKUP関数など）
エクセルの上級操作
- 集計機能（ピボット）
- オブジェクト挿入
- 自動マクロ
- VBA
「未経験OK」求人の場合
「未経験OK」と求人に書いている場合は、入社当初は上記の「初級操作」を習得するよう求められるケースが多いです。
初級操作は簡単に習得できる内容ではあるものの、そもそもパソコンやMicrosoftのアプリケーション（ソフトウェア）を触ることに苦手意識がある場合は、難しい場合があります。
「未経験OK」の求人に応募する際は、できる・できないというよりも、興味を持てるか、苦手意識はないか、ということをまずは考えてみましょう。
自己PRになるワード・エクセルのスキル
自己PRとして主張できる（企業に評価されやすい）スキルは、一般的に、上記のスキルの「中級」「上級」にあたるスキルであるといわれています。
評価に値するかどうかは企業によってものさしが異なるので、一概にはいえませんが、ひとつの基準としてお役立てください。
面接のタイミングで伝えたり、履歴書に記載して、ご自身の力量をアピールしましょう。
履歴書にワードとエクセルのスキルを書く
履歴書にワードとエクセルのスキルを書くための例文をご紹介します。書き方ひとつで、せっかくのスキルが正しく伝わらず、評価されないということもあります。
実際に履歴書を書いて、企業に提出する際の参考にしてみてください。
ワードのスキル記載例
- ビジネス文書の作成（社内資料、見積書、お礼状など）
- テンプレートやスタイルを活用した効率的な文書作成
- 差し込み印刷機能を用いた大量の文書の効率的な作成
- 表やグラフの作成およびデータの視覚化
- 脚注、目次、索引などの高度な文書構成機能の使用経験
- 図形、画像、スマートアートの挿入と編集
- 宛名ラベルや封筒の作成
- マクロの作成と利用による作業の自動化
- セキュリティ設定および文書の保護（パスワード設定、編集制限）
- 共同編集機能を活用したチームでの文書作成経験
エクセルのスキル記載例
- フォーマットへのデータ入力
- フォーマットの作成、編集、書式設定
- 四則演算・簡単な関数の活用（SUM、AVERAGEなど）
- 構文の長い関数の活用（VLOOKUP、HLOOKUP、IF、SUMIFなど）
- ピボットテーブルを用いたデータ集計および分析
- グラフやチャートの作成とデータの視覚化
- データのフィルタリングとソートによる効率的な情報整理
- 複数シートおよびブック間のデータリンク設定
- 条件付き書式を利用したデータの視覚的強調
- マクロの作成と利用による業務の自動化
- データベース機能の使用経験（テーブル作成、リレーションシップ設定）
- 共有ブックを用いたチームでのデータ管理と共同編集経験
- 外部データソースのインポートおよびデータ統合（CSV、SQL等）
- 高度なデータ分析（What-If分析、シナリオマネージャー、Solverなど）
ワード・エクセルを使う仕事と求められるスキル
一般的にワードやエクセルを使うことの多い仕事と、それぞれの仕事ごとに求められるスキルをまとめました。
一般事務（総務・経理）
一般事務は、正社員だけではなくパートやアルバイトでも募集が多くあります。主にデータ入力や表作成が求められる傾向にあり、フォーマットはすでに利用されているものを使うケースが多いです。
関数もフォーマット化されていることが多いので、深い理解は必要としないケースが多いです。ただし、作業の正確性やスピードは徐々に求められていくので、意識して仕事に励みましょう。
営業事務
営業事務の場合、一般事務が行うことに加えて、クライアントへの、見積書や契約書などの文書作成、顧客向けのメールや報告書の作成といった業務が求められます。
そのため、テンプレートの活用や差し込み印刷機能を使った、効率的な作成方法を知っておくと役立つでしょう。また、ご自身の仕事ぶりが会社の売り上げに直結するということもあり、緊張感をもって取り組むという心構えも必要です。
営業
クライアントと商談を行う営業スタッフも、ワードとエクセルを使うことが多いです。上記の営業事務の仕事として紹介した内容は、営業が作成することもありますし、会社規模によっては、営業の仕事として定められている場合もあります。
また、ワードやエクセルの知識があれば、商談中に資料に修正や追記を加えることもできるので、スキルとして持っていて得はあれど、損はないといえるでしょう。
マーケティング
マーケティングの職種では、広告投資の管理やデータ分析、レポート作成など、主に数値の分析をします。その際に高度なグラフづくりや、計算式の設定が求められるケースもあります。
エクセルを活用して、市場調査や売上分析を行い、ワードやパワーポイントを用いて、集めたデータをわかりやすく報告する資料を作成します。
人事
人事の職種では、人材配置や給与管理、採用に関わるデータ管理をエクセルで行うことが多いです。今の時代、すでにフォーマット化されていることも多いと思いますが、知識があることによって効率化でき、評価されるということもあるでしょう。
また、人材を集めることが難しい現代において、高度な分析により、採用や人材定着に関わる情報を分析することができると、非常に価値が高いです。
システムエンジニア
システムエンジニア（SE）においても、エクセルはデータ管理やシステム設計に利用されます。
その他、エクセルに搭載されたVBAを使うことで、高度なデータ処理や自動化が実現可能であることも、システムエンジニアにエクセルが利用される理由です。
スキルを証明できる資格
スキルをわかりやすく証明するには、資格を取得することも大切です。以下の記事にて、ワードとエクセルのスキルの証明として役に立つ資格をご紹介します。
ワードとエクセルの主な資格について、特徴や受験料、出題範囲などについて詳しくお伝えします。
資格は、客観的視点からの評価なので、自信を持ってスキルをアピールすることができます。ぜひ参考にして、挑戦してみてください。