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Outlookのデータファイルとは?データファイルの情報まとめ

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この記事では、Outlookのデータファイルについて様々な情報をご紹介します。

データファイルは、Outlookのメールデータを移行させたい場合やデータ容量を少なくしたい場合に使用するファイルです。

データファイルがどんなものかを学んで、さらにOutlookを活用していきましょう。

その他、データファイルに関するトラブルシューティングもご紹介しています。

Outlookのデータファイルとは?

Outlookデータファイルについて

Outlookのデータファイルとは、「PSTファイル」と呼ばれOutlookのメールデータやアドレス帳のデータなどOutlookの情報が保存されたデータファイルを指します。

PSTファイルには、メールデータをバックアップしたい場合やデータファイルをエクスポートして他のメールソフトに移行させたい場合などに使用するファイルです。

もう一つ「OSTファイル」と呼ばれるデータファイルがありますが、本記事では主に「PSTファイル」についてご紹介します。

Outlookのデータファイルを作成する方法

OutlookのPSTデータファイルを作成する方法は、以下の通りです。

作業時間:5分

  1. 新しいアイテムを選択する

    新しいアイテムを選択

    ①【ホーム】タブを選択します。②【新しいアイテム】、③【その他のアイテム】、④【Outlook データ ファイル】の順に選択します。

  2. 名前を付けてOKボタンを押す

    名前を付けてOKボタンを押す

    「Outlook データ ファイルを開くまたは作成する」ダイアログボックスが表示されます。①『任意のファイル名(例:個人用 Outlook データ ファイル(1))』を入力し、②【OK】ボタンを押します。

  3. 新しいデータファイルが作成される

    データファイルが作成できる

    Outlookに戻ると、アカウント一覧にデータファイルが追加されているのが確認できます。これで、新しいOutlookデータファイルを作成することが出来ました。

データファイルの保存場所を確認する

データファイルの保存場所を確認する方法についてご説明します。

URLを入力してEnterを押す

エクスプローラーを開きます。

アドレスバーに『以下のパス』を入力し、Enterを押します。

パス内の「ユーザー名」は、自分のユーザー名に書き換えてください。

PSTファイルの保存場所の場合は、以下のパスです。

C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイル

OSTファイルの保存場所の場合は、以下のパスです。

C:\Users\ユーザー名\AppData\Local\Microsoft\Outlook

保存場所が確認できる

データファイルが保存されている場所が開きます。

データファイルを開く

データファイルを開く方法をご説明します。

ファイルタブを開く

【ファイル】タブを選択します。

Outlookデータファイルを開くを選択する

①【開く/エクスポート】タブ、②【Outlook データ ファイルを開く】の順に選択します。

開きたいデータファイルを選択する

「Outlook データ ファイルを開く」ダイアログボックスが表示されます。

①【開きたいデータファイル】を選択し、②【OK】ボタンを押します。

データファイルが開く

これで、データファイルが開きます。

データファイルの名前を変更する

データファイルの名前を変更する方法は、以下の通りです。

ファイルタブを開く

Outlookを開き、【ファイル】タブを選択します。

アカウント設定を開く

①【アカウント設定】、②【アカウント設定】の順に選択します。

設定を選択する

「アカウント設定」ダイアログボックスが表示されます。

①【データ ファイル】タブを選択します。

②【名前を変更したいデータファイル】、③【設定】の順に選択します。

新しいデータファイル名を入力する

「Outlook データ ファイル」ダイアログボックスが表示されます。

①『新しい任意の名前(例:Outlook データ ファイル)』を入力し、②【適用】ボタン、③【OK】ボタンの順に押します。

データファイルの名前が変わる

「アカウント設定」ダイアログボックスに戻ります。

赤い矢印で示したようにデータファイルの名前が変更されています。

これで、データファイルの名前を変更することが出来ました。

データファイルを圧縮する

データファイルを圧縮する方法について、「Microsoftアカウントのメールアドレスの場合」と「Microsoftアカウントのメールアドレス以外の場合」の2通りをご紹介します。

Microsoftアカウントのメールアドレスの場合

Microsoftメールアドレスのデータファイルを圧縮する方法についてご説明します。

ファイルタブを開く

Outlookを開き、【ファイル】タブを選択します。

アカウント設定を選択する

①【アカウント設定】、②【プロファイルの管理】の順に選択します。

データファイルボタンを選択する

「メール設定 - Outlook」ダイアログボックスが表示されます。

【データ ファイル】ボタンを押します。

設定を選択する

「アカウント設定」ダイアログボックスが表示されます。

①【圧縮したいデータファイル】、②【設定】の順に選択します。

Outlookデータファイルの設定ボタンを押す

「Microsoft Exchange」ダイアログボックスが表示されます。

①【詳細設定】タブを選択し、②【Outlook データ ファイルの設定】ボタンを押します。

圧縮が終了したらOKボタンを押す

「Outlook データ ファイルの設定」ダイアログボックスが表示されます。

【OK】ボタンを押します。

圧縮が完了する

「Microsoft Exchange」ダイアログボックスに戻ります。

【OK】ボタンを押します。

これで、データファイルの圧縮は終了です。

Microsoftアカウントのメールアドレス以外の場合

Gmail等Outlookメールアドレス以外のデータファイルを圧縮したい場合の方法についてご説明します。

ファイルタブを開く

Outlookを開き、【ファイル】タブを選択します。

アカウント設定を選択する

①【アカウント設定】、②【プロファイルの管理】の順に選択します。

データファイルボタンを選択する

「メール設定 - Outlook」ダイアログボックスが表示されます。

【データ ファイル】ボタンを押します。

圧縮したいデータを選択する

「アカウント設定」ダイアログボックスが表示されます。

①【圧縮したデータファイル】、②【設定】の順に選択します。

今すぐ圧縮ボタンを押す

「Outlook データ ファイル」ダイアログボックスが表示されます。

【今すぐ圧縮】ボタンを押します。

圧縮中

「今すぐ圧縮」ダイアログボックスが表示されます。

圧縮が終わるまで待機します。

OKボタンを押して終了する

「今すぐ圧縮」ダイアログボックスが消えたら、データファイルの圧縮が終了しています。

【OK】ボタンを押して、操作を終了します。

データファイルを削除する

データファイルを削除する方法は以下の通りです。

URLを入力してEnterを押す

エクスプローラーを開きます。

アドレスバーに『以下のパス』を入力し、Enterを押します。

パス内の「ユーザー名」は、自分のユーザー名に書き換えてください。

C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイル

データファイルを右クリックして削除を選択

①「削除したいデータファイル」の上で【右クリック】し、②【削除】を選択します。

データファイルの削除が完了する

これで、データファイルを削除することが出来ます。

今回はWindows 11のエクスプローラーでご説明しましたが、Windows 10の場合でも操作の流れは同じです。

削除できない場合

再実行してくださいというメッセージが表示される

データファイルを削除したい場合に、上の画像のようなダイアログボックスが表示されて削除できない時はOutlookが起動していることが原因です。

Outlookを起動している最中はデータファイルを「使用」していることになっています。

削除したい場合は必ずOutlookを終了してから、上記「データファイルを削除する」セクションの手順を実行してください。

トラブルシューティング

データファイルがうまく操作できない場合の対処法をご説明します。

データファイルはOutlookから開く必要があります

エラーメッセージが表示される

データファイルを開こうとして、ファイルそのものをダブルクリックしても上記のようなダイアログボックスが表示されて正しくデータファイルを開くことが出来ません。

データファイルを開く方法については、上記「データファイルを開く」セクションをご参照ください。

データファイルにアクセスできません(エラー 0x8004010f)

メールの送受信時に「データファイルにアクセスできません。」というエラーメッセージが表示される場合は、データファイルが破損している可能性が考えられます。

以下の記事を参考にメールアカウントを削除した後、再度Outlookにメールアドレスを追加してみてください。

データファイルが見つかりません

エラーメッセージが表示される

Outlookのメールデータ等を移行した際に、上の画像のようなエラーメッセージが表示されたり「データファイルが見つかりません」というメッセージが出る場合はエクスポートしたデータの保存場所が間違っている可能性があります。

メールデータが保存場所にきちんと入っているか等、データファイルの保存場所を再度確認しましょう。

上記「データファイルの保存場所を確認する」セクションを参考にしてみてください。

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