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スプレッドシートのプルダウンメニューの作成/設定方法

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スプレッドシートでセル入力するとき、すでに決まっている値ならプルダウンメニュー(ドロップダウンリスト)で入力できたら便利ですね。

ここではプルダウンメニューの作成・追加方法、そして難易度が高いプルダウンメニューの連動方法や最後にカウント方法をお伝えしていきます。

スプレッドシートのプルダウンメニューの作成方法

スプレッドシートでプルダウンメニューを作成する方法をご説明します。

作業時間:2分

  1. データの入力規則を選択

    データの入力規則を選択

    ①【データ】タブの②【データの入力規則】を押します。

  2. 条件を変更する

    リストを範囲で指定を押す

    【リストを範囲で指定】を押します。

  3. 条件を指定

    リストを直接指定を選択

    【リストを直接指定】を選択します。

  4. リストの入力

    リストを入力

    テキストボックスに①【りんご,バナナ,みかん】と入力して②【保存】ボタンをおします。必ず「半角カンマ」で区切って下さい。

  5. プルダウンメニューの完成

    プルダウンの完成

    プルダウンメニューが完成しました。セルの右側に▼が表示されれば問題ないです。

  6. 展開してみる

    プルダウンを開く

    ▼を押して展開しました。先程入力したテキストがリスト化されております。

スマホでプルダウンメニューは作れる?

残念ながら現在プルダウンメニューを作成・編集するには、パソコンを使用する必要があります。

プルダウンメニューのショートカット

プルダウンメニューをマウスではなくキーボードショートカットで開く方法はF2キーを押します。

プルダウンメニューの設定方法

それでは様々なプルダウンメニューに関する設定方法を見ていきましょう。

追加方法

データの入力規則を選択

①【追加したいプルダウンのセルを選択】し、②【データ】タブの③【データの入力規則】を押します。

リストの追加

①【追加したいリストを入力】し、②【保存】ボタンを押します。

プルダウンメニューに追加

リストを追加できました。

空白を入れることはできる?

入力なしのリストを作成

残念ながら空白をリストにすることはできません。半角スペースや全角スペースを入力しても弾かれてしまいます。

代替案として「入力なし」などの文言で回避するしかありません。

入力なしで回避

このような表示になります。

連動方法

データの準備

「入力データ」と「参照データ」の2つのシートを用意します。参照データでは、プルダウンメニューを連動したいマスターデータを予め用意します。

入力データシートの確認

「入力データ」シートには、実際にプルダウンメニューを連動させるシートになります。

データの入力規則の選択

地方を選択するプルダウンメニューを作ります。①【データ】タブの②【データの入力規則】を選択します。

範囲を指定する

【データ範囲を選択】を押します。

範囲選択

①【参照データ】シートを選択して、②【地方の項目をドラッグ】します。その後③【OK】ボタンを押します。

入力規則の確定

【保存】ボタンで確定します。

プルダウンの確認

プルダウンのメニューを確認して問題ないか確認しましょう。

セルの参照

「参照データ」シートに移ります。B9セルを選択して『=』で数式を開始します。

プルダウンを参照

①【入力データ】シートを選択して、②【先ほど作ったプルダウンメニューのセルを選択】します。その後Enterで確定します。

セル参照の確認

セル参照が合っているか確認しましょう。

プルダウンで選択

実際にプルダウンで選択すると・・・

反映されているか確認

反映されますね。

VLOOKUP関数の説明

すぐ右隣のC9セルにVLOOKUP関数を利用します。『=VLOOKUP($B9,$B$2:$K$7,2,0)』と入力して北海道を抽出します。

都道府県の検索

北海道が表示されました。

数式のコピー

今度は右隣のセルに青森を表示させます。先ほどの数式をそのままコピーして、列番号の2を3に変更するだけです。

他のセルへコピー

同じ要領で列番号10まで作業して下さい。北海道・東北地方は7県しかないですが、中部や中国・四国の県数が多いためです。

データの入力規則の選択

①【入力データシートを選択】し、②【C3セルを選択】し、③【データ】タブの④【データの入力規則】を押します。

範囲を指定する

【データ範囲を選択】を押します。

範囲選択

①【参照データ】シートを選択して、②【VLOOKUP関数のエリアを選択】します。その後③【OK】ボタンを押します。

入力規則の確定

【保存】ボタンで確定します。

プルダウンの連動確認

プルダウンメニューが連動しているか確認していきましょう。まずは、北海道・東北が選択されている状態です。

プルダウンの連動確認

九州・沖縄が選択されている状態です。

プルダウンメニューのカウント方法

COUNTIF関数の入力

プルダウンメニューのセルをカウントするにはCOUNTIF関数を利用します。『=COUNTIF(C3:C8,"出席")』と入力しましょう。

プルダウンのカウント

出席数がカウントされました。プルダウンで値を変更しても、しっかりカウントしてくれます。

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