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Outlookの様々なアーカイブの設定方法

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「Outlookのアーカイブって何だろう?」、「アーカイブってどうやって使えばいいのか分からない」とお悩みの方が多いかと思います。本記事では、Outlookの様々なアーカイブの設定方法について解説します。

アーカイブに格納したメールを受信トレイに復元する方法や保存データの作り方などの様々なテクニックを知って、Outlookでの作業の効率化を図っていきましょう。

アーカイブとは?

メールが数多く届くと、受信トレイにメールが溜まり管理が難しくなります。フォルダー分けをするにしても、作成や振り分けの作業が発生するため手間が増えます。

Outlookのアーカイブは、受信トレイから手軽に振り分けられる機能です。当面必要ではないけど削除したくないメールを管理するのに便利です。

アーカイブフォルダについて

アーカイブ

「アーカイブ」フォルダは上図の矢印の位置にあり、これを選択するとアーカイブに移されたメールの一覧が表示されます。

様々なアーカイブの設定方法

メールをアーカイブに移動する

ここでは、メールをアーカイブに移動する方法について説明します。

メールの選択

Outlook(インストール版)を開きます。①【受信トレイ】を選択します。

②【アーカイブしたいメール】を選択します。③【アーカイブ】を選択します。

アーカイブ

選択されていたメールが消えてしまいました。ここで【アーカイブ】フォルダーを選択してみましょう。

アーカイブに移動

受信トレイで選択されていたメールがアーカイブフォルダーの中にありました。メールがアーカイブに移動したことが分かります。

アーカイブから受信トレイにメールを戻す

ここでは、アーカイブから受信トレイにメールを戻す方法について説明します。

メールを移動

Outlook(インストール版)を開きます。①【アーカイブ】タブを選択し、②【「受信トレイに戻したいメール」を右クリック】します。

③表示されたコンテキストメニューから【移動】を選択します。④【受信トレイ】を選択します。

アーカイブから受信トレイにメールが移動

【受信トレイ】を開くと、「アーカイブ」に入っていたメールが受信トレイに入っていたことが分かります。

アーカイブを検索する

ここでは、アーカイブ内のメールを検索する方法について説明します。

アーカイブを選択

Outlook(インストール版)を開きます。【アーカイブ】を選択します。

microsoftの検索結果

検索ボックスに『検索したい語句(例:microsoft)』を入力すると、アーカイブ内の検索結果が表示されます。

アーカイブのメールを削除する

ここでは、アーカイブのメールを削除する方法について説明します。

削除

Outlook(インストール版)を開きます。①【アーカイブ】を選択します。

②【削除したいメール】を選択します。③【削除】を選択します。

アーカイブからメールを削除

アーカイブから選択されていたメールが削除されました。

保存先を指定してアーカイブを保存する

ここでは、保存先を指定してアーカイブを保存する方法について説明します。

ファイルタブを選択

Outlook(インストール版)を開きます。【ファイル】タブを選択します。

インポート エクスポート

①【開く/エクスポート】タブを選択し、②【インポート/エクスポート】ボタンを押します。

ファイルにエクスポート

「インポート/エクスポート ウィザード」ダイアログボックスが表示されました。

①【ファイルにエクスポート】を選択し、②【次へ】ボタンを押します。

Outlook データファイル

「ファイルのエクスポート」ダイアログボックスが表示されました。

①【Outlook データ ファイル(.pst)】を選択し、②【次へ】ボタンを押します。

アーカイブ

「Outlook データ ファイルのエクスポート」ダイアログボックスが表示されました。

①【アーカイブ】を選択し、②【次へ】ボタンを押します。

参照

【参照】ボタンを押します。

デスクトップに保存

「Outlook データ ファイルを開く」ダイアログボックスが表示されました。

①【保存したい場所(例:デスクトップ)】を選択し、②『ファイル名(例:アーカイブ)』を入力し、③【OK】ボタンを押します。

完了

「Outlook データ ファイルのエクスポート」ダイアログボックスに戻りました。【完了】ボタンを押します。

Outlookデータファイルの作成

「Outlook データ ファイルの作成」ダイアログボックスが表示されました。

①『パスワード』、②『パスワードの確認』をそれぞれ入力し、③【OK】ボタンを押します。

Outlook データファイルのパスワード

「Outlook データ ファイルのパスワード」ダイアログボックスが表示されました。

①『パスワード』を入力し、②【OK】ボタンを押します。

デスクトップに保存

アーカイブが記録された「Outlook データ ファイル」がデスクトップに保存されました。

アーカイブの容量が足りない場合

アーカイブの容量が足りない場合は、以下の方法をお試しください。

  • アーカイブのデータをエクスポートしてメールを削除する
  • 自動で古いアイテムをアーカイブに整理してメールを削除する

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