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Microsoft Outlookとは何か?メールソフトOutlook紹介

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Outlookを使用している際、「この機能はなんだろう」「エラー表示で知らない単語が出てきた」といったことはありませんか?

本記事では、Microsoft Outlookを利用するにあたって、知っておくと便利な情報や機能についてご紹介しています。

メール作成/管理をしている際に分からない単語や機能が出てきた場合は、この記事を参考にしてみてください。

Outlookとは?

Microsoft Outlook(マイクロソフト アウトルック)とは、Microsoft社が開発、提供しているメールソフトです。

メールの管理を行えるだけでなく、予定表/連絡先/タスク機能といったさまざまな機能を利用することができます。

また、Outlookはチームで利用するのに便利なメールソフトです。作成した予定表などを手軽に共有できることもOutlookの強みです。

Outlook 365とは?

「Outlook 365」とは、Microsoft 365のサブスクリプションサービスを契約することで利用することができるOutlookのことです。

以下の記事では、Outlook 365にサインインする方法や各機能の使い方について詳しくご説明しています。

Outlook 365の加入を検討しているという方はぜひご参照ください。

Outlook on the webとは?

「Outlook on the web」とは、Web上で利用できるOutlookのことを指します。

Microsoft 365のアカウントを所持していれば、Web上でサインインするだけでOutlookを使用することができます。

Outlook on the webの詳細については、以下の記事をご参照ください。

Outlook for iOSとは?

「Outlook for iOS」とは、iPhoneおよびiPadで利用可能なOutlookのiOS専用アプリです。

iPhoneやiPadにOutlookをインストールすれば、出先などでもメールをチェックすることができ便利です。

以下の記事ではiOS版Outlookのインストール方法や使い方についてご説明していますので、参考にしてみてください。

Outlook.jpとは?

「outlook.jp」とは、Outlookでメールアドレスを作成するときに設定するドメイン名です。

例えばメールアドレスが「12345@outlook.jp」だとしたら、12345がユーザー名、outlook.jpがドメイン名になります。

ドメイン名

outlook.jpのほかにoutlook.comやhotmail.comもありますが、どれも機能に変わりはありません。

ですので、メールアドレスを作成する際はどのドメインを選んでも問題ありません。

Outlook Express とは?

「Outlook Express」とは、Windows XPに標準で搭載されていたメールソフトです。

Outlook Expressはバージョン6.0でアップデートを停止し、2003年をもってサポートを終了しました。

Outlook Expressについての情報を詳しく知りたいという方は、以下の記事をご参照ください。

機能について

以下では、Outlookの機能についてご紹介しています。

Outlookを使用している際に分からない機能や単語が出てきたら、各セクションをご参照ください。

CCとは?

「CC」とは、Carbon Copy(カーボンコピー)の略語であり、同じ内容のメールを複数の人に一斉送信したい場合によく用いられます。

CCにメールアドレスを入力する

メッセージウィンドウ内の、宛先の下にあるのがCCボックスです。

宛先以外の人にもメールを送りたいという場合は、このCCボックスにメールアドレスを入力することで一斉送信が可能になります。

BCCとは?

「BCC」とは、Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)の略語であり、CCと同じくメールの一斉送信を行う際によく使われます。

CCと違い、BCCに追加された受信者のメールアドレスは宛先やCCに入力した受信者には表示されません。

BCCの使い方や便利な設定方法については、以下の記事をご参照ください。

IMAPとは?

「IMAP」とは、受信したメールをサーバー上で管理し、Outlookなどのメールソフトに表示させる受信方式のことを指します。

そのため、どこにいてもどの端末からでもメールの確認を行うことができます。

IMAPはメールの添付ファイルなども自動でダウンロードしないため、素早くメールを確認することができます。

Inboxとは?

「Inbox」とは、受信したメールを保管しておく「受信トレイ」のことを指します。

受信トレイでは、重要なメールを振り分ける/メールを絞り込む/フラグなどの設定を行うことができます。

上記設定を行う方法については、以下の記事をご参照ください。

Outboxとは?

「Outbox」とは、相手に送信する前のメールを保管しておく「送信トレイ」のことを指します。

送信トレイに保管されているメールはまだ送信されていない状態のメールです。

メールの送信が完了すると、送信トレイに入っていたメールは送信済みトレイに移動します。

Outlookの送信トレイについては以下の記事をご参照ください。

優先受信トレイとは?

「優先受信トレイ」とは、優先度の高そうなメールをAIが自動的に振り分けたトレイのことを指します。

Outlookを使えば使うほど仕分けの精度も上がり、重要なメールを見逃しにくくなります。

優先受信トレイを有効にする方法は以下のとおりです。

優先受信トレイを表示させる

①【表示】タブ、②【優先受信トレイを表示】の順に選択します。

優先受信トレイが有効になった

メールのタブが「すべて」から「優先」に切り替わり、優先受信トレイが有効になりました。

オンラインアーカイブとは?

「オンラインアーカイブ」とは、メールの容量が制限を超えそうなときなどに用いられるメールボックスのことを指します。

この機能を上手く使えば、メールの空き容量を大幅に確保することができます。

通常のアーカイブ機能とは異なり、Microsoft 365の管理者でなければ有効にすることができません。

購読フォルダとは?

「購読フォルダ」とは、IMAPでメールを受信しているときに同期を行うフォルダーのことを指します。

名前に購読とついているため少々紛らわしいですが、なにかを購入している訳ではありませんのでご安心ください。

Insights Outlookとは?

Microsoft 365には、「Microsoft MyAnalytics」という個人向け生産性分析ツールが標準で含まれています。

MyAnalyticsは個人の働き方を可視化するツールです。仕事に集中する時間や心身を休める時間がどれだけ確保できているかを管理することができます。

MyAnalyticsには、Outlook向けのアドイン「Insights Outlook」があります。

Insight Outlookを利用することで、選択したメールの分析/関連情報の提案などを行うことができます。

Outlookでアドインを追加する方法については、以下の記事をご参照ください。

NSTファイルとは?

「NSTファイル」とは、Outlookで初めてグループにアクセスしたときに生成されるデータファイルのことを指します。

このグループストレージファイルの拡張子は.nstであることから、NSTファイルと呼ばれています。

NSTファイルには、グループで行われた会話などのデータが格納されています。

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