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プレゼンテーションの資料作成と発表のコツについて
プレゼンテーションに苦手意識を持っている方は多いと思います。コツをつかむと苦手意識を軽減してプレゼンテーションに臨むことができるようになります。
本記事では、資料から発表までの段階のコツ、様々なタイプのプレゼンテーションのコツなどを詳しくご紹介しています。この記事でプレゼンの極意を学び、ハイクオリティなプレゼン術を身につけましょう。
資料作成のコツ
プレゼンの構成（流れ）について
プレゼンの構成にはテンプレートがあり、その形式に沿って構築していくことでロジカルで伝わりやすいプレゼンを作成することができます。どのようなテンプレートがあるのか具体的に見ていきましょう。
SDS（エスディーエス）法
要約（Summary）→詳細（Detail）→要約（Summary）の形式のプレゼンです。結論を最初に伝えることで、聴衆に伝えたいことが明確となります。その後詳細を説明し、最後にもう一度要約することで伝えたいポイントを明確にできる構成です。最後の要約は最初の要約とは別の言い方をすることで質の高いプレゼンになります。5分間プレゼンなど簡潔なプレゼンをするときにおすすめです。
PREP（プレップ）法
要点（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→要点（Point）の形式のプレゼンです。冒頭に伝えたいことのポイントを紹介し、理由と具体例を述べ、最後に結論として要点を再度紹介します。理由や具体例に時間を割くことで聴衆にしっかりと伝わるプレゼンができます。
DESC（デスク）法
描写（Describe）→表現（Express）→提案（Suggest）→結果（Consequence）の形式のプレゼンです。最初に客観的な状況を描写（説明）し、その状況についての主観的な意見を述べたり問題を提起します。そして、それに対する提案や解決方法を提示し、最後にその提案が実施された場合の結果を伝えます。この方法を使うことで相手に建設的に提案や意見を伝えることができます。提案型の社内プレゼンなど意見や要求を伝えるときにおすすめです。
FABE（ファブ）分析
特徴（Feature）→利点（Advantage）→利益（Benefit）→証拠（Evidence）の形式のプレゼンです。最初に客観的な製品の品質や、機能面、レビューなどの情報を伝え、次に特徴に基づいた優位性や利点を説明します。そして、その利点が聴衆にもたらす利益を述べ、最後にデータなどの証拠を示します。この手順を踏むことで製品が聴衆に対してどんなメリットをもたらすかをロジカルに伝えることができます。営業のプレゼンなど、企画提案や製品などを売りたいときに効果的です。
パワーポイントを使用したスライドの作り方
以下の記事でパワーポイントを使用してプレゼン資料を作る際のコツについて紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
パワーポイントでプレゼン資料の見やすいデザインを意識すべき点
発表のコツ
話し方について
プレゼンをするときに最も重要なポイントは話し方です。どんなに良い内容でも話し方がいまいちだと印象がよくありません。話し方について意識すべき点をいくつかご紹介します。
大きな声でややゆっくり
一番大事といっても過言ではありません。元気よく大きな声でハッキリ話すことで聴衆に伝わりやすくなり、印象が良くなります。緊張しているときは早口になることが多いため、ゆっくりしゃべることを意識するといいでしょう。
緩急をつける
特に伝えたい部分はゆっくり話して強調するなど、緩急をつけることでプレゼンにメリハリを出し、引き締まった印象になります。また、聴衆の注意を引き付けることもできます。
間を効果的に
強調したい部分や聴衆への投げかけの前後に一瞬、間を置くことで聴衆の興味を引き付けたり、インパクトをつけることができます。
ボディーランゲージ
身ぶり、手ぶりなどのボディーランゲージを用いることでノンバーバルなコミュニケーションを図ることができます。聴衆も言葉では伝わりにくい情熱を感じ取りやすくなります。
質疑応答について
プレゼン後の質疑応答が苦手な方も多くいると思います。苦手な理由としては、「即興性があり、どんな質問が来るか予測できない」という点がよく挙げられます。確かに、聴衆から寄せられる質問を予測することは難しいかもしれませんが、準備やちょっとしたテクニックを駆使することで、苦手意識を軽減することができます。質疑応答はプレゼンの内容やプレゼンターへの信頼度を高めるためにもとても重要なパートです。具体的にどのような対策ができるか見ていきましょう。
質問に対する回答を準備する
ビジネスシーンでのプレゼンでしたら、同僚にプレゼンを事前に見てもらい、想定される質問を挙げてもらいその質問に対する回答を準備しておくと良いでしょう。
質問を復唱し、回答を整理する時間をとる
プレゼン中は緊張していることもあるので、即座に回答を思いつかないこともあります。そのような場合は、「〇〇のようなご質問をいただきましたが、」などといったフレーズを使い質問を復唱します。そうすることで自分の中でも質問や回答を整理する時間を稼ぐことができます。
無理に答えない
難しい質問が来てどうしても答えられないときは、無理に答えないというのもひとつのテクニックです。どんな質問にも答えなければいけない考えてしまうと、質問の内容と乖離した回答をしてしまったり、表面上は取り繕っても準備不足を見破られてしまうこともあります。
ですので、どうしても答えられないときは「鋭い視点からのご質問ありがとうございます。本質的な質問ですので慎重に回答したいため、少々回答にお時間をいただけますか」などといったフレーズを用いて、聴衆から回答を準備する時間をもらうといったことも大切です。
緊張しない方法について
プレゼンをするときに緊張しないというのはなかなか難しいことではないでしょうか。特にプレゼンをする機会が少ない人や人前で話すことが苦手な人は緊張してしまいがちかと思います。適度な緊張感を持っておくことは大切ですが、過剰に緊張してしまうとプレゼンにも影響が出る可能性もあります。緊張感を軽減するテクニックをいくつかご紹介します。
念入りに準備をする
プレゼンの発表前資料が完成したら、発表練習をするようにしましょう。練習を重ねることで自信ができ、本番時の緊張も緩和すると思います。また、同僚など身近な人に練習を見てもらいアドバイスをもらうことで発表内容をブラッシュアップし、適度な緊張感でプレゼンができるようになります。
無理に暗記しない
全てを暗記してプレゼンができればかっこよく見えるかもしれませんが、プレゼン慣れしていない人にとっては難易度が上がり、より緊張しやすくなってしまいます。手元に発表に原稿を持っておくことで、安心感ができ落ち着いてプレゼンに臨むことができます。
深呼吸をする
人間は緊張すると呼吸が浅くなってしまいがちです。プレゼンを始める前に深呼吸をすることで、心身の緊張感を和らげ、リラックスすることができます。
様々なプレゼンのコツ
上記では一般的なプレゼンテーションに関するコツを中心にご紹介しました。ビジネスシーンにおいては社内向けのプレゼンか、クライアントへのプレゼンかなどでコツが異なりことがあります。この項目ではビジネスシーンでの代表的なプレゼンのコツを紹介します。
社内プレゼン
基本的には問題に対する意識や共通の目的を有した人たちを対象にプレゼンします。その目的は社内の決済を得ることがほとんどです。ポイントはロジカルそしてシンプルにプレゼンをすることです。では具体的にどのようなことを意識すればよいか見ていきましょう。
数値を入れる
具体的な数字を入れて説明することで、より論理的に、聴衆が納得しやすいプレゼンにすることができます。また、データや市場動向などを数字を交えて説明することで客観性に富んだロジカルなプレゼンになります。
時間を意識する
時は金なりということわざがあるように、時間は大切です。ことビジネスシーンにおいては決裁者は忙しいので簡潔にプレゼンしてほしいと思っていることも少なからずあると思います。そのため、時間は3～5分いないに、ビジュアルやテキストも最小限にしてシンプルなプレゼンを心がけると良いとされます。
営業プレゼン
営業活動でプレゼンをすることの目的は、自社の製品を売り込み、契約やアクション喚起することに尽きます。そして、社内プレゼンとの最大の違いは、聴衆が必ずしも話し手と共通の問題意識や目的を有していないということです。そのため、ロジカルさやシンプルさに加えて聴衆が共感を得ることも必要となります。
このことを念頭に置き、プレゼンをすること大切です。では、聴衆が納得しやすくなるプレゼンをするにはどのようなテクニックやコツが必要でしょうか。以下で詳しくご紹介します。
クライアントに合わせた内容にする
クライアントの問題点やその原因をしっかりと分析し、それにあった解決策やメリットをシンプルに、わかりやすく提示することでクライアントが興味を持ちやすくなります。また、聴衆は必ずしもプレゼンを聞かなくてはならないわけではありません。聴衆に響くプレゼンにするには重要なポイントと言えるでしょう。
シンプルにする
色の使いすぎや関係のない話題は省きましょう。そうすることで、プレゼンで伝えたいポイントをより明確にすることができます。営業プレゼンの場合は持ち時間が短いこともよくあるので、無駄を削ぎ落とすことは大切です。
5分間プレゼンのコツ
5分間プレゼンはプレゼンの練習として効果があることから、多くの企業で取り入れられています。内容は企業によって様々かと思いますが、何かを提案したり、説明するプレゼンであることがほとんどです。ここでは、5分間プレゼンでのコツをいくつかご紹介します。
5分間を意識した長さにする
5分間プレゼンの最大の特徴は5分という限られた時間といっても過言ではありません。そのため5分でプレゼンをするには、発表原稿の長さを意識する必要があります。長い原稿を5分で読み上げても早口で伝わりにくくなりますし、短い原稿を無理やり5分かけて読むことも聴衆によい印象を与えません。
テレビのアナウンサーが1分間で読む文字数は350字と言われており、これを目安にすると適切な長さの発表ができます。話し方に緩急をつけたり、息継ぎの間や緊張したりすることも考慮し、1分間で300字つまり5分で1500字を目安とした原稿を作成すると良いでしょう。
ポイントを整理し、シンプルにまとめる
話す内容を考えたり、原稿を書いているときに話が脱線してしまい、冗長になってしまうことがあります。5分という長いようで短い時間内に効果的なプレゼンをするには伝えるポイントは1点に絞り、メッセージ明確にすることで聴衆に伝わりやすくすることができます。