Office Hack

エクセルでいうと、セルの右側にある▼を押すと入力候補の項目が一覧表示され、その中から選択して入力できるリストのことを言います。ドロップダウンリストやプルダウンメニュー、ドロップダウンメニューとも言います。

プルダウンメニューを作るセルに、『選択してください』とあらかじめ入力します。※文言は何でも構いませんし、空でも大丈夫です

【データ】タブの、【データの入力規則】を選択し、【データの入力規則】を選択します。

するとデータの入力規則のダイアログボックスが表示されますので、【すべての値】を選択し、【リスト】を選択します。

上記のような画面になります。このとき、【ドロップダウン リストから選択する】にチェックが入っていることを確認してください。そして、「元の値」が空になっていることも合わせて確認ください。

「元の値」の入力ボックスに、プルダウンで選択するリストを入力します。今回は、『りんご,バナナ,みかん』と入力しました。注意点として、キーワードとキーワードの間は半角のカンマでつなげて下さい。完了したら【OK】ボタンを押します。

選択してくださいのセルを選択すると、セルの右側に▼が表示されます。

【▼】を選択すると、プルダウンメニューが表示されました。目的の項目を選択するとデータが入力されます。 これで完了です。

先ほどは元の値を手入力して作成しましたが、あらかじめデータを用意して作る方法もあります。上記のように、別のセルにリストのデータを用意してください。

先に示した手順で、データの入力規則ダイアログボックスを開き、「元の値」の右側にある【ボタン】を押します。

あらかじめ用意しておいたセルをドラッグして範囲指定します。

「元の値」に範囲指定した値が入りました。この場合、ドラッグで指定した『$D2$2:$D$4』が入ります。【OK】ボタンを押し、完了です。

変更したいプルダウンメニューが設定されたセルを選択し、【データ ＞ データの入力規則 ＞ データの入力規則】のダイアログボックスを開き、「元の値」を変更します。

みかんを『ミカン』に変更しました。

変更した内容がプルダウンメニューのリストに反映されました。

「元の値」に『ぶどう』を追加しました。

プルダウンメニューにも反映されました。

プルダウンメニューを解除する方法は、対象のセルを選択して、【データ ＞ データの入力規則 ＞ データの入力規則】のダイアログボックス内の【すべてクリア】を押してください。

上記のように、設定がデフォルト状態になるので【OK】ボタンを押し、完了です。ドロップダウンリストの矢印が削除され、通常のセルに戻ります。

プルダウンメニューが設定されたセルでAlt+↓を押します。プルダウンメニューが展開されました。

選択は↓または↑を押します。Homeを使うと一番上の項目を、Endを使うと、一番下の項目が選択されます。

確定するにはEnterを押します。選択したデータがアクティブ セルに入力されます。

別シート（Sheet2）に入力されている情報を範囲選択します。

範囲選択された状態で、【数式】タブの【名前の定義】を選択し、【名前の定義】を選択します。

「名前」に定義したい名前を入力します。今回は『果物』と入力して【OK】を押します。

プルダウンメニューを表示させたいシート（Sheet1）に移動し、データの入力規則を表示します。元の値に『=果物』と入力して【OK】を押します。

Sheet2に入力した情報がSheet1にプルダウンメニューとして表示できました。

例えば、タスク管理をエクセルで行う場合、タスクごとに「未着手・作業中・完了」というプルダウンメニューを設定したとします。

単にプルダウンから選択している状態だとどれくらい未着手のタスクがあるのかがわかりづらいですね。そこで各ステータスのものがいくつあるか数値で表示してみます。

D2に『=COUNTIF(B2:B11,”未着手”)』、E2に『=COUNTIF(B2:B11,”作業中”)』、F2に『=COUNTIF(B2:B11,”完了”)』を入力します。

D2、E2、F2に各ステータスがどれくらいあるか数値で表示されました。

該当のセルの個数を集計するのにCOUNTIF関数を用いました。『COUNTIF(範囲, 検索条件)』のように書くことで検索条件に一致するセルの個数を求めてくれます。

条件付きで色を付けたい箇所をあらかじめ範囲選択し、【ホーム】タブの【条件付き書式】を選択し、【新しいルール】を選択します。

2番目の【指定の値を含むセルだけを書式設定】を選択し、セルの値を【特定の文字列】に変更します。

次の値を含むの隣にプルダウンメニューの項目の中から色を指定したい文字を入力します。今回は『完了』を入力してみます。

入力し終わったら、下にある【書式】ボタンを押してください。

「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されます。

【塗りつぶし】タブを選択し、背景色を適切な色に変更します。今回は黄緑色に変更してみました。色が決まったら【OK】を押します。

条件付き書式が設定されたセルではプルダウンメニューから「完了」が選択された場合のみ背景色が変更されます。