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エクセルのプルダウン(ドロップダウンリスト)を作成/編集する

  • by masahiro
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エクセルでプルダウンメニュー(別名:ドロップダウンリスト)を作る機会は多いのではないでしょうか?

プルダウンメニューを作成する意味は、

  • 入力の間違いが起きなくなる(半角、全角、スペースの統一)
  • 入力するキーワードを覚えておく必要がなくなる
  • 統一した書式で入力できる

などが挙げられます。

ここでは、データの入力規則機能を使ったプルダウンメニューの作成方法や、基礎~応用までの編集方法をお伝えします。

プルダウンメニューとは?

GUIを使ったOSの操作画面もしくはWebページの画面上で項目を選択する方式の一つで、複数の選択肢の中から1つだけ選択できます。タイトル上にマウスカーソルをあわせてボタンをクリックすることで、画面上の上から下へ引き出されるように選択項目の一覧が表示されます。

プルダウンメニューとは

エクセルでいうと、セルの右側にある▼を押すと入力候補の項目が一覧表示され、その中から選択して入力できるリストのことを言います。

プルダウンメニュー(ドロップダウンリスト)の作成(表示)方法

プルダウンメニューを開いてリストから選択できる方法をご紹介します。

作業時間:2分

  1. プルダウンメニューを配置するセルを選択

    セルを選択

    プルダウンメニューを配置する【セルを選択】してアクティブにします。セルに入力するテキストは「空」でも問題ないです。

  2. データの入力規則を選択

    データの入力規則を選択

    ①【データ】タブを押し、②【データの入力規則】のメニューを開き、③【データの入力規則】を選択します。

  3. 入力値の種類からリストを選択

    リストを選択

    「データの入力規則」ダイアログボックスが開かれますので、①【すべての値】を押し、②【リスト】を選択します。

  4. ドロップダウンリストから選択するにチェックが入っているか確認

    テキストボックスの選択

    ①「ドロップダウンリストから選択する」に【チェックがオン】になっていることを確認し、②元の値の【テキストボックス】をクリックします。

  5. リストのデータを入力

    リストの入力

    ①『りんご,バナナ,みかん』と入力します。単語と単語の間は『,』半角カンマで繋いでください。②入力が終わったら【OK】ボタンを押します。

  6. プルダウンメニューの実装完了

    プルダウンメニューが完成

    これでプルダウンメニューが実装されました。セルの右側に出た【▼】をクリックしてください。Alt+↓でも開きます。

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    リストの選択

    リストから選択

    先ほど入力したリストがメニューに載っております。一番上の【りんご】を選択します。

  8. リストからの選択結果

    プルダウンメニュー反映結果

    セルに「りんご」が入力されました。

元の値のデータをあらかじめ設定してプルダウンメニューを作成(表示)する方法

先ほどは元の値を手入力して作成しましたが、あらかじめデータを設定して作る方法もあります。

プルダウンにしたいセルを選択

上記のように、別のセルにリストのデータを用意してください。プルダウンを作成したいセルを選択しておきます。

元の値を参照するボタン

先に示した手順で、データの入力規則ダイアログボックスを開き、「元の値」の右側にある【ボタン】を押します。

元の値を参照

用意しておいたセルをドラッグして①【範囲指定】します。②範囲指定が終わったら、右側にある②【ボタン】を押します。

確定

「元の値」に範囲指定した値が入りました。この場合、ドラッグで指定した『$D2$2:$D$4』が入ります。【OK】ボタンを押し、完了です。

プルダウンの完成

元の値を用意した状態でプルダウンが作成されました。

プルダウンメニューの編集【基礎】

プルダウンメニューのショートカット(キーボードで選択)

プルダウンメニューを使って入力するときに毎回セルの右側の下矢印を押すのは大変ですね。キーボードを使ったショートカットを覚えると簡単にリストを選択することができます。

プルダウンのセルを選択

プルダウンメニューが実装されているセルを選択します。

Alt+↓でメニューを開く

Alt+を押します。プルダウンメニューが展開されました。

矢印キーでリストを選択

選択はまたはを押します。

Homeキーで一番上を選択

Homeを使うと一番上の項目を選択します。

Endキーで一番下を選択

Endを使うと、一番下の項目が選択されます。

Enterで確定

確定するにはEnterを押します。選択したデータがアクティブ セルに入力されます。

プルダウンメニューの追加

プルダウンメニューのリストに項目を追加する際、手動でリストを指定している場合とセル範囲でリストを指定している場合で追加方法が異なります。

下記の記事ではそれぞれの追加方法を説明しています。また関数を使った自動的に項目を追加する方法も合わせてご紹介しています。

プルダウンメニューの解除(削除)

プルダウンメニューを解除する方法は以下の記事で詳しく説明しております。操作は簡単なのでぜひ覚えましょう。

プルダウンメニューの編集【応用】

プルダウンメニューの連動

地域名と都道府県名といった連動性のある複数のデータを入力したいとき、プルダウンリストを連動させると入力ミスを防止することができます。

INDIRECT関数やOFFSET関数を使って、複数のプルダウンメニューを連動させる方法を説明しています。興味ある方は、以下の記事をご確認ください。

プルダウンメニューに条件付き書式で色付け

プルダウンメニューから選択した項目を色分けしたい時は「条件付き書式」を使用します。

新しいルールを選択

①【色を変更したいセルを選択】し、②【ホーム】タブを押し、③【条件付き書式】から④【新しいルール】を選択します。

条件付き書式のルールを決定

「新しいルール」ダイアログボックスが表示されますので、①【指定の値を含むセルだけを書式設定】を選択し、②【特定の文字列】③【次の値を含む】を選択し、④『未着手』と入力し終わったら、⑤【書式】ボタンを押します。

書式を決定

「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されますので、①【塗りつぶし】タブを押し、②【任意の色】を選択し、③【OK】ボタンを押します。

確定

「新しいルール」ダイアログボックスに戻りますので、【OK】ボタンで確定します。

条件に基づき色が塗られる

未着手の背景の色が塗りつぶされました。

他のタスクにも色付け

同様の作業で他のステータスにも色をつけていきます。

タスク1のステータス変更

タスク1のステータスを変更してみましょう。①【▼】を押し、②【完了】を選択します。

タスク1の背景変更

背景が緑に変わりました。

プルダウンメニューの集計

プルダウンメニューで選択したセルをCOUNTIF関数で集計する方法をご紹介します。

表の準備

上記の表を準備します。

COUNTIF関数でカウント

COUNTIF関数を使って、それぞれのステータスをカウントします。『COUNTIF(範囲, 検索条件)』のように書くことで検索条件に一致するセルの個数を求めてくれます。

E3セルに『=COUNTIF(C3:C12,E2)』と入力しました。

未着手のカウント

未着手のステータスのカウントが出力されました。

他のステータスに反映

同様の手法で他のステータスもカウントします。

タスク1のステータス変更

完了だと思ったタスク1を未着手に戻すため、プルダウンで変更してみましょう。①【▼】を押し、②【未着手】を選択します。

カウントの変更確認

完了が1減り、未着手が1増えました。

プルダウンメニューを検索

プルダウンメニューがどこのセルに配置されているかわからない時に、この方法が役立ちます。

方法はこちらの記事に記載しております。

名前の定義で別シートの情報をプルダウンメニューに表示

上記までは、同じシート内の情報をプルダウンで表示させる方法でしたが、同じブックの別シートへ情報を入力し、その内容を別シートのプルダウンメニューに表示させる方法があります。

名前の定義の選択

別シート「Sheet2」に入力されている情報を①【範囲選択】します。【数式】タブ内の②【名前の定義】③【名前の定義】を選択します。

名前を定義する

「新しい名前」ダイアログボックスが表示されますので、名前に①『果物』と入力し、②【OK】ボタンを押します。

データの入力規則の選択

「Sheet1」へ移動します。プルダウンを配置したい①【セルを選択】し、②【データ】タブの③【データの入力規則】を押します。

決定した名前を入力

入力値を「リスト」に選択した状態で、元の値に①『=果物』と入力して②【OK】を押します。

別のシートにプルダウン

Sheet2に入力した情報がSheet1にプルダウンメニューとして表示できました。

プルダウンメニューが表示されない場合

確認1:チェックボックスの確認

チェックが入っているか

データの入力規則の「ドロップダウンリストから選択する」が【チェック】されているか確認してください。

確認2:詳細設定の確認

ファイルタブを押す

【ファイル】タブを押します。

オプションを押す

サイドナビの一番下の【オプション】を選択します。

オブジェクトの表示の確認

「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されますので、①【詳細設定】を選択し、真ん中くらいまで②【スクロール】した後、オブジェクトの表示が③【すべて】にチェックが入っているか確認してください。

こちらが「なし」になっていると、プルダウンメニューが表示されません。

よろしければ参考にならなかった点をお聞かせください

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