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Gmailのアーカイブ機能の意味から使い方(表示/検索/解除など)

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Gmailにはアーカイブという機能があります。使いこなすことで受信トレイをきれいに整理することができます。

この記事では、メールをアーカイブする方法から表示や検索、元に戻す方法も合わせてご紹介しています。便利な機能なので使いこなしましょう。

Gmailのアーカイブとは?

アーカイブの意味、削除との違い

Gmailのアーカイブとはどんな機能かご存知でしょうか?受信トレイからメールが消えたようにみえますが削除されたわけではありません。

以下の記事ではGmailのアーカイブとはどんな機能かを説明し、削除との違い/メリットを解説しています。

アーカイブの使い方

メールをアーカイブする

Gmailでメールをアーカイブする手順をステップごとに説明します。

作業時間:1分

  1. メールを選択する

    受信トレイからアーカイブしたいメールを選択します。メール一覧の【チェックボックス】を押してチェックします。

  2. アーカイブアイコンを押す
    アーカイブボタン

    メール一覧の上部に並んでいるアイコンから【アーカイブ】アイコンを押します。

  3. アーカイブの完了
    アーカイブの完了

    メールのアーカイブが完了すると画面左下に「スレッドをアーカイブしました」というお知らせが表示されます。このポップアップはしばらくすると消えます。ポップアップが表示されている間に「取消」を押すとアーカイブが取り消されます。

アーカイブしたメールの保存先(場所)

アーカイブしたメールは受信トレイから非表示になりますが、「すべてのメール」ラベルを開くとアーカイブしたメールを表示できます。

すべてのメール

詳しい手順は以下でご紹介する「アーカイブしたメールを見る(表示する)」で解説しています。「すべてのメール」を開き、「受信トレイ」のラベルが付いていないメールがアーカイブしたメールです。

アーカイブしたメールを見る(表示する)

Gmailでメールをアーカイブすると受信トレイから表示されなくなります。これは削除されたわけではありません。アーカイブしたメールはいつでも確認できます。

以下の記事では、Gmailでアーカイブしたメールを確認する2通りの方法をご紹介しています。

アーカイブしたメールのみ検索する

Gmailでアーカイブしたメールのみを検索する方法を説明します。「検索演算子」という単語や記号を使用するとGmailの検索結果を絞り込むことができます。

検索演算子の入力

画面上にある検索ボックスに『-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox』と入力し、Enterを押します。

迷惑メール(in:spam)、ゴミ箱(in:trash)、送信済み(is:sent)、下書き(in:drafts)、受信トレイ(in:inbox)の前に「-(ハイフン)」を指定することで除外しています。

他にもご自身で管理しているラベルがあれば除外します。例えば「仕事」というラベルを除外したい場合、「-in:仕事」を検索ボックスに入力して検索します。

アーカイブしたメールを検索した結果

アーカイブしたメールだけに絞り込まれて表示されました。

アーカイブしたメールを元に戻す/復活(解除)する

「間違ってアーカイブボタンを押してしまった」「スマホでスワイプしてアーカイブにしてしまった」などでアーカイブしたメールを元に戻したい場合があります。

以下の記事では、Gmailでアーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法をPCとスマホの場合に分けて解説しています。

アーカイブのショートカットキー

パソコンの場合、ショートカットキーを使用することでメールのアーカイブをキーボードで操作することができます。

操作 ショートカットキー
アーカイブ e
スレッドをアーカイブして、前または次に移動 ]または[

ショートカットキーはデフォルトでは有効になっていません。ショートカットを有効する方法は下記をご参考ください。

設定を開く

パソコンのブラウザでGmailにアクセスし、右上の【設定アイコン】を押します。

設定を押す

【設定】を選択します。

ショートカットキーの有効

①【全般】タブを選択し、②画面下にスクロールしたら表示される「キーボードショートカット」項目内にある【キーボードショートカット ON】のラジオボタンを選択します。

変更の保存

画面の一番下までスクロールし、【変更を保存】ボタンを押します。キーボードショートカットが有効になります。

アーカイブについてよくある質問

アーカイブは容量に影響しますか?

アーカイブは受信トレイからメールが非表示になる機能です。アーカイブしてもGmailの容量は消費されます。容量を減らすためにはメールを削除するしかありません。

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