無料で使えるMicrosoft Office Onlineの特徴と使い方

Microsoftでは2014年からオンライン版のOfficeを提供しています。利用は無料ですが、Microsoftアカウントの登録と、インターネット環境が必要です。

Microsoftが提供しているOfficeのオンライン版なので、インストール版との互換性も高いです。

インストール版のOfficeを購入する前に、オンライン版のOfficeを試してみるのはいかがでしょうか。

Office Onlineとは

Office製品のうちWord、Excel、PowerPoint、OneDriveの4つをウェブブラウザ上で操作できるサービスです。Office 365やOffice 2019などのインストール版と異なりソフトをPCにダウンロードする必要はありません。

データはクラウドストレージのOneDrive上に保存されます。

1.いつでもどこからでも無料で利用できる
インターネット環境さえあればどこからでもパソコンやタブレット、スマホなどの端末から無料で利用できます。

2.自動保存
編集を行うたびに変更内容が自動で保存されます。変更履歴データの復元機能もあり、自分がミスをしてしまった場所に戻って再び作業を行うことも可能です。

3.データの共有
複数のユーザーとデータを共有し、同じページ上で編集の作業を進めていくことが可能です。アクセス権を設定することで指定のユーザーだけにファイルの閲覧・編集権限を設定することもできます。

4.同時編集が可能
1つのドキュメントを2人以上、しかもリアルタイムで編集することが可能です。

1.インターネットに繋がらないと使えない
当然ながらインターネット環境にあることが必要です。

2.通信の速度が影響する可能性
通信速度が遅いと、データの処理に時間がかかってしまう可能性があります。

3.機能が一部制限されている
インストール版と比べて機能が一部制限されています。Office Onlineでできないことは下記をご参考ください。

アプリケーション名	Office Onlineのできないこと
Excel	「データの入力規則」を新規で設定一部の関数は、インストール版のExcelと動作が異なます。マクロの作成、実行、編集パスワード保護されているブックは表示できません。
Word	ハイパーリンクのリンク先は編集できません。図形やテキストボックスの追加マクロの記録・実行パスワードで暗号化されたドキュメントを開くことはできません。
PowerPoint	オーディオの追加フッター、ヘッダー、日付/時刻、段落番号を編集するスライドマスターを編集するグラフの追加画像の圧縮

Office Onlineの中からExcel Onlineを例に使い方をご説明します。

Office Onlineのページ「https://products.office.com/ja-jp/free-office-online-for-the-web」にアクセスします。ページ内の【Excelの使用を開始する】を押します。

ご自身のMicrosoftアカウントのメールアドレスとパスワードでサインインします。

サインインが完了するとExcel Onlineの画面が表示されます。既存のテンプレートから選択するか、新規で作成する場合は【新しい空白のブック】を押します。

新規ブックが表示されました。基本的な画面構成はインストール版のExcelとほぼ同じです。

Office Onlineはインターネット環境が必要になりますのでオフラインで作業することはできません。

ファイルを編集中にオフラインになった場合はオフラインになる最後の操作が再接続後に実行されます。

Office Onlineはインターネットに接続していればブラウザーからExcelやWordを使用することができますのでMacでも可能です。今まではMacの方はMacに対応したOfficeのパッケージ版を購入する必要がありました。

Office Onlineを使用すればパッケージ版と同じようにファイルを作成したり、編集することができます。ただしオンライン版で制限されている機能を使いたい場合はOffice 365などを試してみましょう。

Office 365 Soloなら1ヶ月間無料で使うことができます。以下の記事で体験版のダウンロード方法をご紹介しています。

Excel Online上でVBAマクロを作成、実行、編集することはできません。ただしマクロを含むブックを開いて編集することはできます。

マクロを編集する場合は、インストール版のExcelで開きましょう。