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無料で使えるExcel Online(エクセルオンライン)の特徴と使い方

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Excelには「Excel 2019」や「Office 365」などのソフトをPCにダウンロードして使用するインストール版と、ブラウザー上で操作できるオンライン版の2種類があります。

Microsoft(マイクロソフト)は2014年からオンライン版の「Office Online」を提供しており、Microsoftアカウントを登録すれば無料でExcelのオンライン版を使用することができます。

Excel Onlineとは?

Excel Onlineとは

Excel Online(エクセルオンライン)とは、Microsoftが提供している「Office Online」のサービスの1つでブラウザー上でWeb用のExcelが操作できるサービスです。

  • インターネット環境さえあればどこからでもパソコンやタブレット、スマホなどの端末から無料で利用可能です。
  • 複数人によるリアルタイムでの共同編集に対応しています。更新が頻繁なデータなどを複数人で編集するのに便利です。
  • 編集を行うたびに変更内容が自動で保存され、変更履歴データの復元も可能です。

Excel Onlineの制限(インストール版との違い)

インストール版と比べて機能が一部制限されています。Excel Onlineとインストール版との違いは下記をご参考ください。

機能 オンライン版Excelでの動作
データの入力規則 「データの入力規則」を使用しているブックは編集できますが、新規で設定することができません。
関数

一部の関数は、インストール版のExcelと動作が異なることがあります。

例えばNOW関数やTODAY関数はインストール版ではPCの日付を返しますが、オンライン版ではサーバーの日付を返します。

マクロ マクロの作成、実行、編集はできませんが、マクロを含むブックを開いて編集することができます。
ワークシートの保護またはブックの保護 パスワード保護されているブックは表示できません。保護を解除するには、インストール版のExcelで開きます。

Excel Onlineの使い方

ログイン(サインイン)する

ブラウザーからExcel Onlineにログイン(サインイン)する手順を解説します。

作業時間:3分

  1. Office.comのサイトにアクセスする
    Office

    Office.comのページ「https://www.office.com/」にアクセスします。ページ内の【サインイン】ボタンを押します。

  2. メールアドレスを入力する
    メールアドレスを入力する

    ログイン画面が表示されました。①ご自身ののMicrosoftアカウントのメールアドレスを入力し、②【次へ】ボタンを押します。

  3. パスワードを入力する
    パスワードを入力する

    ①Microsoftアカウントのパスワードを入力し、②【サインイン】ボタンを押します。

  4. Officeのログイン(サインイン)後画面
    Office マイページ

    ログインが完了するとOfficeの画面が表示されます。アプリの中から【Excel】を選択します。

  5. Excel Onlineのログイン(サインイン)後画面
    Excel Online

    上記のような画面が表示されればExcel Onlineのログイン(サインイン)は完了です。

ファイルを開く

新しい空白のブック

既存のテンプレートから選択するか、新規で作成する場合は【新しい空白のブック】を押します。

新しいブック

新しいブックが表示されました。基本的な画面構成はインストール版のExcelとほぼ同じです。

ファイルを保存する

上書き保存
ファイルの保存

Excel Onlineでファイルを作成すると自動的に「ブック1」のような名前で保存されています(上図の赤矢印先)。Excel Onlineには上書き保存という機能はなく内容を変更するたびにOneDrive上に自動で保存されます。

保存を忘れて作業をもう1度やり直すといったことがオンライン版のExcelではありません。

名前を付けて保存

作業中のファイルを名前を付けて別の場所に保存する方法を説明していきます。

ファイルタブ

【ファイル】タブを選択します。

名前を付けて保存

①左ナビゲーションから【名前を付けて保存】を選択し、②【名前を付けて保存】を押します。コピーをOneDriveに保存します。

Onedriveに保存

「OneDriveの保存場所」ダイアログボックスが表示されます。ご自身が保存したいフォルダーを選択して【保存】ボタンを押します。

名前を入力して保存

「OneDriveに保存」ダイアログボックスが表示されますので①コピーの名前を入力し、②【保存】ボタンを押します。

名前を付けて保存したファイル

指定のOneDriveの場所に名前を付けて保存できました。ブックを開いた画面上では上段中央にファイル名、左側に保存場所が表示されています。

コピーのダウンロード

ご自身のコンピューターにコピーしたファイルを保存することもできます。

コピーのダウンロード

【ファイル】タブを選択し、①左ナビゲーションから【名前を付けて保存】を選択し、②【コピーのダウンロード】を押します。

ファイルのダウンロード

コンピューターのダウンロード先にコピーしたファイルが保存されました。

ファイルを共有する

Excel Onlineでは、複数人で共同編集が行えます。共同編集するためにファイルを共有しましょう。

共有

ブックの画面右上にある【共有】ボタンを押します。

ユーザーの招待

特定のユーザーにファイルを共有したい場合はメールアドレスを指定することでファイルにアクセスするためのリンクが送信されます。

ユーザーを招待

「共有」ダイアログボックスが表示されます。左ナビゲーションから【ユーザーの招待】を選択し、②招待したい方のメールアドレスを入力し、③【共有】ボタンを押します。

ユーザーを招待した結果

宛先に指定した方に共有用のリンクがメールで送られます。そのメールに書かれたリンクから共有したファイルにアクセスすることができます。

リンクの取得

共有用のリンクを作成し、メールやブログ、Webサイトなどにコピーして貼り付けることができます。ユーザーを指定せずに共有したい場合におすすめです。

リンク取得

「共有」ダイアログボックスを表示し、左ナビゲーションから【リンクの取得】を選択し、②リンクを知っている人にファイルを表示させるか、編集させるかを選択します。③【リンクの作成】ボタンを押します。

リンク取得結果

共有用のリンクが生成されました。

リンクの削除

ファイルの共有を停止したい場合は再度「リンクの取得」を開き、【リンクの削除】ボタンを押します。ファイルの共有が停止します。

変更履歴を確認する

ファイルタブ

【ファイル】タブを選択します。

以前のバージョン

①左ナビゲーションから【情報】を選択し、②【以前のバージョン】を押します。古いバージョンを表示、復元、またはダウンロードができます。

バージョンの確認

現在のバージョンと以前のバージョンが表示されます。確認したいバージョンを選択するとその時の状態が確認できます。

復元とダウンロード

以前のバージョンにおいて「復元」と「ダウンロード」ができます。

印刷する

シートやブック全体、また印刷範囲を指定して印刷することができます。

ファイルタブ

【ファイル】タブを選択します。

印刷

①左ナビゲーションから【印刷】を選択し、②【印刷】を押します。印刷用画面を表示します。

印刷の設定

「印刷の設定」ダイアログボックスが表示されました。印刷の対象として「アクティブなシート」「ブック全体」「現在の選択」から選択します。①例では【アクティブなシート】を選択します。

印刷の向きは「縦」「横」があります。例では【縦】を選択し、③【印刷】ボタンを押します。用紙サイズや拡大縮小印刷の設定もできます。

送信先

ブラウザーの印刷ダイアログボックスが表示されます(画面はChromeの場合)。①送信先(PDFやプリンター)やページ数、カラーなどを設定して②【印刷】ボタンを押します。

Excel Onlineのよくあるご質問

読み取り専用になって編集できません(開かない)

サポートされていない機能

ファイルを開くと「サポートしていない機能」という警告バーが表示された場合、【詳細の表示】ボタンを押します。

互換性レポート

「互換性」ダイアログボックスが表示されます。上図の場合、「書き込みパスワード」がファイルに設定されていたのでオンライン版ではサポートしていない旨が書かれています。

デスクトップにダウンロードして書き込みパスワードを解除する必要があります。

マクロは使えますか?

Excel Online上でマクロ(VBA)を作成、実行、編集することはできません。ただしマクロを含むブックを開いて編集することはできます。

マクロを編集する場合は、インストール版のExcelで開きましょう。

表示の拡大、縮小はできますか?

インストール版だとCtrl+マウスホイールでシートの拡大、縮小ができます。しかし、オンライン版ではこのショートカッキーが使用できません。

オンライン版で表示の拡大、縮小をするにはブラウザー自体のズームを調整します。

ブラウザーのズーム

Chromeの場合、①画面右上の【設定】を選択し、②ズームの【+】または【-】を押すと表示の拡大、縮小ができます。

ブラウザーの画面自体の表示倍率が変更されますのでシートだけ拡大、縮小といったことはできません。

オフラインで作業できますか?

Excel Onlineはインターネット環境が必要になりますのでオフラインで作業することはできません。

オフラインになった場合

ファイルを編集中にオフラインになった場合はオフラインになる最後の操作が再接続後に実行されます。

MacでもExcel Onlineは使えますか?

Excel Onlineはインターネットに接続していればブラウザーから使用することができますのでMacでも可能です。今まではMacの方はMacに対応したOfficeのパッケージ版を購入する必要がありました。

Excel Onlineを使用すればパッケージ版と同じようにファイルを作成したり、編集することができます。ただしオンライン版で制限されている機能を使いたい場合はOffice 365などを試してみましょう。

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