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表計算ソフトExcel(エクセル)のHow toサイト

  • by yoshihiro
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Excelとは?

ExcelとはMicrosoft(マイクロソフト)社が開発している「表計算ソフト」です。表計算ソフトでは世界で最も普及しており、日本のビジネスシーンにおいても様々な用途で活用されています。ですので社会人であれば現在使っていなくとも今後活用する可能性が高いので、ぜひ覚えておきましょう。

表計算ソフトとは、数値データの集計・分析に利用されます。セルと呼ばれる格子状のマス目にデータを入力することで、表を完成させることができます。セルに入力するデータには数値や文字列だけでなく、数式や関数を入力することで複雑な計算を再現することが可能です。

ビジネスシーンの利用だけでなく家庭でも、持ち物チェックリストや家計簿作成、年賀状の住所録管理など様々な活用ができます。

Excelをまだ入手していない方へ

まずはExcel自体がパソコンにインストールされているでしょうか?もしお持ちでない場合はこちらで入手方法をご確認ください。Excelの購入方法は2種類あります。サブスクリプション版(月額支払い)と買い切り版の2種類があり、それぞれ商品名が異なります。

ここでは、法人向けではなく個人向けの入手方法をお伝えします。

サブスクリプション版(月額支払い)

サブスクリプション版はOffice 365という商品名で販売しており、個人向けはOffice 365 Soloといいます。Office 365 Soloを契約すると、ExcelだけでなくWord/PowerPoint/Outlook/Publisher/Accessも併せて利用できます。

加えてオンラインストレージサービスOne Driveが1TBまで利用でき、Skypeから固定電話や携帯電話への発信が毎月60分無料となっており、電話代も抑えられます。

契約期間に関しては「1ヶ月」もしくは「1年」の2つ選べますが、1年契約のほうが安く購入できます。1ヶ月の無料体験ができますので価格など気になる方は以下のリンクでご確認ください。

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Microsoft公式サイトのOffice 365 Soloページを見る
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買い切り版

毎月支払うのは抵抗があると感じている方には、永続ライセンスの買い切り版をおすすめします。買い切り版は、Office Personal 2019という商品名で販売しており、ExcelだけでなくWord/Outlookも併せて利用できます。

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Microsoft公式サイトのOffice Personal 2019ページを見る
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またExcelのみ利用されたい方は、単体で購入することも可能です。価格など気になる方は以下のリンクでご確認ください。

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Microsoft公式サイトのExcel単体ページを見る
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基本的な使い方を覚えよう

Excelの利用がはじめての方はこちらをご確認ください。まずは基本操作から覚えましょう。

以下のページでは初心者がまず覚えるべき基本操作として、エクセルの起動からデータを入力して保存までの流れを説明しております。また、Excelの機能としてグラフや関数、ピボットテーブルやマクロなどの簡単な説明や操作方法も記載しているので、ぜひ参考にしてください。

また表を見やすく作りたいという方は、文字サイズや背景色、罫線などの書式設定を駆使して表を整える方法を以下のページで説明しておりますので併せて参考にしてください。

ショートカットキーを覚えて効率化する

ショートカットキーを利用するとマウスを使わずキーボードで操作できるので作業が効率化します。Excelで利用できるショートカットキーは224個もあり、とても覚えるのは大変だと思いますが、最低限よく利用するキーを覚えておくだけでも作業がはかどります。

以下のページでは、224個リスト化したページとそれぞれ目的別にショートカットキーの詳細を記したページを記載いたします。

よく使うショートカットキー ショートカットキー全般
リボンに関するショートカットキー ブックに関するショートカットキー
ワークシートに関するショートカットキー 移動に関するショートカットキー
選択に関するショートカットキー 文字入力に関するショートカットキー
書式設定に関するショートカットキー 表示形式に関するショートカットキー
行と列に関するショートカットキー 数式と関数に関するショートカットキー
グラフに関するショートカットキー マクロに関するショートカットキー

四則演算で簡単な計算をする

四則演算とは、足し算/引き算/掛け算/割り算のことです。Excelでは「記号」を用いて簡単に四則演算を行うことができます。

足し算の場合はプラス「+」、引き算の場合はマイナス「-」、掛け算の場合はアスタリスク「*」、割り算の場合はスラッシュ「/」で計算ができます。

例えば家計簿を作るときは1ヶ月の支出を「足し算」したり、収入から支出を「引き算」して手元に残るお金を計算したり、年間の光熱費を12で「割り算」して1ヶ月の平均光熱費を算出したりするので頻繁に利用します。

以下のページでは四則演算はもちろんのこと、それ以外の記号の使い方について説明しております。

関数を利用して様々な計算をする

関数とは、複雑な計算を1つの数式で記述できる仕組みです。Excelでは400種を超える関数が利用でき、さらに関数同士を組み合わせて利用することもできるので多様な計算式を作ることが可能です。まずは関数の入力方法について学びましょう。

関数の種類は実に400種類以上存在し、現在でもExcelのバージョンアップデートによって増え続けております。とても全部の関数を網羅して覚えるのは大変ですが、どのような計算が可能なのか以下の記事で全体を把握することができます。

中でもよく利用される関数をピックアップしてみました。覚えておくと便利ですね。

SUM関数 SUMIF関数
IF関数 COUNTIF関数
OR関数 ROUND関数
TEXT関数 INDEX関数
MATCH関数 VLOOKUP関数

グラフを使ってデータを可視化する

グラフは、ニュースでよく目にする日経平均株価の推移や、ビジネスマンであればプレゼンテーション資料などでよく目にする機会がありますね。グラフを使うメリットは、セルに羅列されている数値の変化を可視化することで、理解しやすくするためです。

用途により使い分けできるよう多種多様のグラフが存在しますが、まずは円グラフや折れ線グラフなどのよく利用されるグラフの作成方法を覚えましょう。以下のページではグラフの作成方法と凡例や単位などの編集方法についても説明しております。

基本的なグラフの作成・編集方法を覚えた方は60種類にのぼるグラフの種類について以下のページでご確認ください。グラフの種類を知ることで目的のアウトプットに対して適切なグラフを選択することができます。具体的な事例を交えながら説明しております。

ピボットテーブルでデータを整理する

ピボットテーブルとは、数式や関数を使わずにマウス操作だけで簡単に大量のデータをもとにさまざまな集計を行ったり、分析したりできる機能です。

対象の集計データの並替、合計値、平均値、総数、標準偏差が出力できるほか、クロス集計が利用することができます。複数の項目別に集計したり、項目を入れ替えたりするなど、データを比較してパターン化し、傾向をつかむことが可能です。

データを集めただけでは意味はありません。いかにデータを活かすためにもピボットテーブルは必要な機能です。

マクロを使って作業の自動化をする

マクロとは、 複雑なコンピュータの操作を自動化する技術の総称であり、ほとんどのOffice製品に標準搭載されています。中でもExcelでの利用方法としては、複数の手順を記録し、ボタン1つで実行することによって、作業の効率を上げることが可能です。

以下のページではExcelマクロの初心者向けにマクロの作成から保存方法までを紹介しています。マクロやVBAなどの用語説明から使い方を丁寧に解説しています。今までマクロでつまづいていた方もこの機会にマクロ記録を使いこなして繰り返しの作業を自動化しましょう。

その他よく利用する操作

Excelでよく利用する操作としては、プルダウンメニューやチェックボックス、セル内改行や縦書きといった機能が挙げられます。以下ではそれぞれについて概要と詳細を説明しているページをご紹介しています。

プルダウンメニュー

プルダウンメニューを使用すると「入力の間違いが起きなくなる(半角、全角、スペースの統一)」「入力するキーワードを覚えておく必要がなくなる」などといったメリットが挙げられます。特に、入力の間違いがあるとフィルタ機能で抽出したときに、正しい参照が出来なくなるので、プルダウンメニューで選択したほうが確実でしょう。

以下のページではエクセルで使う機会が多いプルダウンリスト(ドロップダウンメニュー)の作り方を手順を追って説明しております。「データの入力規則」機能を使った方法や、別シートの情報をプルダウンリストで表示させる方法などもお伝えしています。

チェックボックス

チェックボックスは、アンケート用紙や忘れ物チェックリストなどによく利用されます。Excel上でチェックボックスを作成し、アンケートをデータで送付し回収することができれば、チェックした数の集計を容易に行うことができます。

以下のページでは、基本的なチェックボックスの作り方、コピーや削除やサイズ変更などの編集方法、選択したチェックボックスの集計方法までを説明しております。

セル内改行

Excelは表計算ソフトですが、セルに長文を打ち込む機会もあります。改行しようと思って通常のEnterキーを押すとセルの値が確定された状態となり、なぜか一つ下のセルに移動してしまいます。セル内で改行させ、文章を折り返しするにはどうしたらよいのでしょうか?

以下のページでは「通常のセル内改行」や「関数を利用した改行方法」と、「まとめて改行を削除する方法」を合わせて説明しております。

縦書き

エクセルでセルに入力した文字を縦書きにしたいと思ったことはありませんか?縦書きにする用途としては、ファイルの背表紙に使うラベル作成や、結合したセルの上下スペースを節約するために使われることが多いと思います。

以下のページでは、Excelで縦書きにする3つの方法を説明します。ホームタブ内にある「方向」から選択する方法、「セルの書式設定」から選択する方法、縦書きコマンドをクイックアクセスツールバーに登録する方法の3つです。